Comunicazioni importanti

La comunicazione interna aziendale è ciò che permette a un’organizzazione di funzionare ogni giorno: istruzioni operative, aggiornamenti, cambi turno, policy, sicurezza, documenti, messaggi tra team. Quando è chiara e ordinata, migliora clima, produttività e fiducia. Quando è confusa, crea errori, frustrazione e perdita di tempo.

Nelle PMI, questo tema è ancora più critico: chi gestisce il personale si trova spesso a coordinare tutto tra email, messaggi, fogli Excel e telefonate, con il rischio continuo di perdere informazioni o doverle rincorrere.

In questa guida vediamo cosa significa davvero comunicazione interna, quali rischi comporta una gestione disorganizzata e come impostare un flusso efficace, usando strumenti adatti anche a chi lavora fuori ufficio o senza email aziendale.

Cos'è la comunicazione interna e perché spesso non funziona

La comunicazione interna è l’insieme di messaggi e canali con cui l’azienda informa e coordina le persone che ci lavorano: cosa fare, quando farlo, come farlo e con quali regole.

Il problema è che in molte realtà la comunicazione interna “esiste”, ma non funziona perché:

• passa su troppi canali (email, chat, telefonate, fogli, bacheche fisiche);

• non ha una regia (chi comunica cosa e con quale priorità);

• non è tracciabile (non sai chi ha letto davvero);

• non è pensata per chi lavora in mobilità o su turni.

• E quando manca questo livello di controllo, il problema non è più comunicativo: diventa operativo. Se le informazioni non arrivano nel modo giusto, il lavoro si blocca o procede con errori.

I rischi concreti di una comunicazione interna disorganizzata

Quando la comunicazione è frammentata o poco chiara, i rischi non sono teorici ma quotidiani.

• Errori operativi: persone che seguono una versione vecchia di una procedura.

• Cambi turno persi: qualcuno non vede l’aggiornamento e si presenta/ non si presenta.

• Disallineamento tra team: “io non lo sapevo”, “a noi non l’hanno detto”.

• Spreco di tempo: rincorse, solleciti, messaggi ripetuti, telefonate.

• Rischio su compliance e sicurezza: comunicazioni importanti non documentate (policy, procedure, istruzioni).

• Peggior clima interno: la confusione genera frustrazione e sfiducia.

Il punto critico è che questi problemi raramente emergono subito. Si accumulano nel tempo, fino a diventare evidenti nei momenti peggiori: urgenze, picchi di lavoro, audit o situazioni critiche.

In più, quando una comunicazione importante non è tracciata, si apre un rischio anche a livello organizzativo e normativo. Diventa difficile dimostrare cosa è stato comunicato, a chi e quando.

Gli strumenti per la comunicazione interna: cosa funziona davvero in una PMI

Molte aziende hanno già strumenti per comunicare. Il problema è che sono troppi e non coordinati. Email, chat e telefonate funzionano nel breve periodo, ma nel tempo creano duplicazioni, versioni diverse delle stesse informazioni e continue interruzioni.

Per funzionare davvero, la comunicazione interna deve poggiare su alcuni principi semplici:

• un canale unico per comunicazioni ufficiali evita “versioni parallele”.

• messaggi segmentabili, non tutto deve arrivare a tutti.

• notifiche su smartphone, indispensabile per operativi, turnisti, personale senza email.

• conferma di lettura, fondamentale per comunicazioni critiche.

• archivio consultabile, dove policy, documenti, comunicazioni importanti sono sempre recuperabili.

• Non si tratta di avere più strumenti, ma di ridurre la frammentazione. Quando tutti sanno dove trovare le informazioni e cosa è prioritario, il carico operativo si abbassa in modo significativo.

Come strutturare un flusso di comunicazione interna efficace

Una comunicazione interna efficace non significa “mandare più messaggi”, ignifica mettere ordine.

1. Definire tipi di comunicazioni (urgenti, operative, informative, HR, sicurezza).

2. Associare un canale a ogni tipo (non tutto nello stesso posto).

3. Segmentare destinatari (team, sede, reparto).

4. Tracciare letture quando serve.

5. Tenere un archivio chiaro e consultabile.

Quando questo non accade, ogni comunicazione diventa urgente e tutto perde priorità.

Priorità e segmentazione: non tutto deve arrivare a tutti

Uno degli errori più comuni è comunicare “a pioggia” a tutta l’azienda. Risultato: nessuno distingue più l’importante dal secondario.

Questo approccio genera rumore. Le persone ricevono troppe informazioni, molte delle quali non rilevanti, e finiscono per ignorare anche quelle importanti.

Segmentare le comunicazioni significa renderle più efficaci:

• i team ricevono solo ciò che li riguarda,

• le comunicazioni di sede restano locali,

• gli aggiornamenti operativi arrivano solo a chi deve agire.

Ridurre il volume dei messaggi aumenta l’attenzione e la qualità della lettura.

Conferma di lettura: quando è necessaria e come ottenerla

La conferma di lettura non serve sempre, ma è cruciale quando la comunicazione:

• ha impatto su sicurezza e procedure,

• riguarda policy aziendali,

• modifica un processo operativo,

• richiede un comportamento specifico entro una data.

In questi casi, poter dimostrare che l’informazione è stata ricevuta è un vantaggio enorme per HR e direzione. Senza questo livello di visibilità, l’azienda lavora “alla cieca”: non sa se le informazioni sono arrivate davvero. E questo si traduce in rischi operativi e organizzativi difficili da gestire.

Comunicazioni urgenti vs aggiornamenti periodici: due canali diversi

Mescolare urgenze e comunicazioni “di routine” è un altro errore tipico.

Comunicazioni urgenti e aggiornamenti informativi hanno obiettivi diversi e devono essere gestiti in modo diverso.

Le urgenze devono essere immediate, visibili e difficili da ignorare. Gli aggiornamenti possono essere organizzati in modo più strutturato, senza interrompere continuamente il lavoro.

Quando tutto passa nello stesso canale, si perde la distinzione tra ciò che è importante e ciò che è accessorio.

Come Fluida gestisce le comunicazioni aziendali

Fluida nasce per risolvere proprio questo problema: ridurre la frammentazione e creare un sistema di comunicazione più ordinato e tracciabile con una bacheca aziendale digitale.

Non aggiunge un ulteriore canale, ma centralizza le comunicazioni in un unico spazio accessibile da tutti, anche da smartphone.

In pratica permette di:

• inviare messaggi in modo rapido,

• segmentare le comunicazioni per team e sedi,

• gestire priorità dei messaggi,

• tenere traccia delle conferme di lettura,

• raggiungere facilmente anche chi lavora da remoto o non usa email aziendale.

Questo approccio consente di passare da una comunicazione dispersiva a un sistema controllato, dove ogni informazione è accessibile, aggiornata e verificabile.

Nei processi di digitalizzazione HR, centralizzare le comunicazioni e renderle tracciabili riduce errori, attività manuali e tempo perso.

Domande frequenti sulla comunicazione interna aziendale

Come si comunicano i cambi di turno o le variazioni di orario in tempo reale?

Serve un canale unico e immediato, con notifiche e aggiornamenti visibili a chi è coinvolto. La regola d’oro è evitare file allegati o messaggi sparsi: il dipendente deve trovare “la versione giusta” in un punto solo.

Come raggiungere i dipendenti che non hanno email aziendale?

Con strumenti mobile-first: notifiche su app o canali accessibili da smartphone. In molte PMI (operativi, cantieri, negozi, logistica) l’email non è il canale naturale: bisogna usare il dispositivo che hanno sempre con sé.

Come si dimostra che un dipendente ha ricevuto una comunicazione importante?

Con la conferma di lettura e la tracciabilità: comunicazioni inviate, destinatari, data/ora di lettura. È particolarmente utile per policy, sicurezza e procedure.

È possibile segmentare le comunicazioni per reparto o sede?

Sì, ed è una best practice: segmentare riduce rumore e aumenta attenzione. Le persone leggono di più quando ricevono ciò che le riguarda davvero.

Quali comunicazioni aziendali devono essere obbligatoriamente documentate?

Dipende da settore e policy interne, ma in generale è prudente documentare:

• comunicazioni su sicurezza e procedure operative,

• policy aziendali e aggiornamenti rilevanti,

• istruzioni organizzative che impattano su lavoro e responsabilità,

• comunicazioni che possono richiedere prova di avvenuta diffusione.

• Se una comunicazione può generare dubbi o contestazioni, è sempre consigliabile renderla tracciabile.

Le videoconferenze sono uno strumento di comunicazione adottato ormai in molte realtà professionali.

In questo articolo verrà spiegato cosa si intende per videoconferenze, e saranno elencati consigli utili per organizzarle in modo veloce ed ottimale. 

Il significato di videoconferenza

La videoconferenza, come suggerisce il nome, è una conferenza che si tiene attraverso l’integrazione di video ed audio.

Si tratta di uno strumento ampiamente conosciuto grazie alle videochiamate che da anni ognuno di noi, effettua su app come Whatsapp, per vedere e sentire i propri parenti, amici, colleghi lontani.

Ma le videoconferenze sono entrate sempre di più anche nel mondo lavorativo, soprattutto a partire dal 2020, anno della pandemia. La necessità di salvaguardare la salute collettiva ha infatti determinato la crescita delle modalità lavorative a distanza, e di conseguenza anche delle videoconferenze, costituendo ad oggi una nuova normalità.

Le conferenze si organizzano attualmente per molteplici ragioni professionali: dai meeting singoli o di gruppo ai colloqui di lavoro, dallo svolgimento di lezioni scolastiche o universitarie fino all’organizzazione di corsi online. 

I vantaggi riguardano la possibilità di connettere persone situate in luoghi differenti, realizzando un ponte comunicativo tra loro. Vi possono essere però anche alcuni svantaggi, come:

• difficoltà a farsi vedere o sentire bene, con posizionamento errato di webcam o microfono

• difficoltà a coinvolgere le persone durante la riunione

È necessario capire come organizzare al meglio le videoconferenze. 

Come fare una videoconferenza perfetta

Per rendere efficace e funzionale una videoconferenza, facendo sì che i contenuti e le informazioni fluiscano in modo chiaro, diretto e convincente, è necessario seguire alcuni accorgimenti.

Ecco i nostri 7 suggerimenti: 

1. Posizionare la camera correttamente

Per comunicare bene  in videoconferenza la ripresa deve avere una buona qualità.

È consigliabile che la camera sia posizionata esattamente in maniera frontale, all’altezza degli occhi. Le riprese dal basso, come quelle effettuate con un laptop troppo piccolo, non riprendono il viso nel migliore dei modi, ma danno una prospettiva sul mento o sul soffitto.

Per un’inquadratura perfetta si può pensare di alcuni libri da mettere sotto il laptop per rialzarlo al punto giusto, oppure strumenti ergonomici che gioveranno anche alla postura e alla colonna vertebrale.

2. Scegliere la luce giusta

La luce è fondamentale per un’immagine chiara della persona. Non sono gradite figure scure durante l’incontro virtuale.

Non bisogna dare le spalle ad una finestra, né avere una luce laterale, o diverse luci colorate che possono creare strani effetti, come aloni. 

Per una luce ottimale è consigliabile posizionarsi frontalmente davanti ad una fonte naturale, come una finestra, o una fonte artificiale come un faretto luminoso, ad esempio quelli a batteria  o a led circolari, che regalano un’immagine molto più godibile ed attirano l’attenzione di tutti.

3. Pulire la fotocamera

Le webcam dei dispositivi elettronici sono generalmente coperte da un sottile strato di vetro. Possono facilmente sporcarsi con la polvere, o con il sebo della pelle nel caso di uno smartphone, continuamente appoggiato sulla guancia o sull’orecchio. 

Per un’immagine nitida è necessario pulire frequentemente la lente. Per farlo si può utilizzare un semplice fazzoletto, imbevuto con una goccia di alcool che sterilizza la superficie e la rende nuovamente brillante.

4. Adottare un buon microfono

Ci potrebbero essere alcuni problemi legati all’audio, e compromettere la comunicazione.  Ad esempio, quando una stanza non è molto arredata si rischia il rimbombo dei suoni, oppure quando la conferenza viene avviata da casa, si possono udire le voci degli altri inquilini.

Per un audio pulito, è meglio utilizzare il microfono dell’auricolare, più vicino al canale orale mentre si parla, oppure la massima qualità è garantita da un microfono esterno USB.

5. Utilizzare delle cuffiette audio qualora necessario

Spesso durante le conferenze, la comunicazione simultanea tra vari partecipanti alla riunione può creare l’effetto Larsen, vale a dire un fastidiosissimo fischio. L’ascolto è compromesso anche quando l’ambiente in cui ci troviamo è troppo rumoroso. 

Per evitare questi inconvenienti, è consigliabile silenziare i microfoni quando qualcuno sta parlando, oppure utilizzare le cuffie auricolari, che migliorano il modo in cui viene percepita la voce.  

6. Gestire lo sfondo sul retro

In particolare per gli appuntamenti di carattere professionale, è necessario che ciò che si vede alle spalle  sia decoroso e formale.

Per uno sfondo adeguato è possibile riprendere una libreria, o una parete neutrale; oppure scegliere due funzioni offerte dalla maggior parte delle piattaforme: sfocare l’immagine sul retro, o aggiungere uno sfondo virtuale. 

7. Parlare guardando in camera

Durante le videoconferenze un’ottima strategia per una comunicazione diretta e coinvolgente, che trasmetta sicurezza e attiri l’attenzione è guardare direttamente in “macchina”.

Lo sguardo infatti sarà percepito come puntato verso di noi, e sarà molto più facile prestare ascolto alla conversazione. 

In conclusione, non mi resta che chiederti: vuoi avviare in maniera semplice e veloce conferenze virtuali nella tua realtà lavorativa? Scopri come farlo con Fluida.

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Le riunioni aziendali, di gruppo e one-to-one, sono un valido strumento per accrescere la produttività e l’efficienza del team. 

In questo articolo verranno analizzate le diverse tipologie di riunioni aziendali, soffermandosi sull'importanza delle riunioni motivazionali, sia di gruppo che one-to-one.

Riunioni aziendali: cosa sono, scopi e utilità

Le riunioni aziendali, anche chiamate nel linguaggio di uso quotidiano “meeting”, costituiscono un momento di incontro, durante il quale i gruppi di lavoro possono confrontarsi su progetti ed attività.

Gli scopi delle riunioni possono essere molteplici, ma ne distinguiamo principalmente quattro: 

• SCOPO STRATEGICO

La riunione a scopo strategico viene svolta generalmente a cadenza mensile o trimestrale. Serve a definire e pianificare la strategia aziendale, e a verificare l’andamento degli obiettivi preposti.

• SCOPO COORDINATIVO

La riunione a scopo coordinativo si organizza settimanalmente. É indispensabile per gestire il piano di lavoro della settimana, identificando attività da completare nel breve termine.

• SCOPO COMMERCIALE

La riunione a scopo commerciale può essere  pianificata ogni settimana o ogni mese, a seconda delle esigenze dell’impresa. Serve ad analizzare e monitorare le statistiche commerciali, ad implementare strumenti, strategie, ed azioni utili per supportare quest’aria di lavoro.  

• SCOPO MOTIVAZIONALE.

 La riunione a scopo motivazionale si svolge nel momento in cui è necessario motivare i dipendenti dell’impresa, ascoltando le loro opinioni, pareri, esperienze, per cercare di allineare i loro obiettivi e quelli aziendali. Il meeting motivazionale può essere  organizzato sia raccogliendo tutti i membri del gruppo di lavoro, sia in modalità one-to-one, vale a dire un incontro singolo tra manager e dipendente.

Quest’ultima tipologia di riunione è molto spesso sottovalutata, ma ha un’importanza fondamentale. 

Riunioni di gruppo e one-to-one 

Molte piccole e medie imprese non dedicano la giusta attenzione ai meeting motivazionali.

Si tratta di un errore al quale porre rimedio. Le risorse  umane, infatti, hanno bisogno di sentirsi valorizzate nelle loro capacità,  apprezzate per l’impegno e la dedizione dedicata al lavoro, e favoriscono nuovi stimoli per accrescere la propria efficienza e produttività. Con tale fine è possibile organizzare sia riunioni di gruppo, che individuali.

Le riunioni di gruppo prevedono la partecipazione di tutti i dipendenti dell’azienda, o di uno specifico settore aziendale. É un momento di scambio di informazioni, condivisione di idee, visione delle problematiche, al termine del quale viene scelta una linea d’azione e vengono suddivisi compiti e mansioni per realizzarla. Vantaggio di questa tipologia è quello di accrescere lo spirito di squadra, tuttavia potrebbe accadere di trascurare le esigenze del singolo.

A tal proposito è giusto programmare riunioni one-to-one. Si tratta di incontri individuali tra manager e dipendente che inizialmente potrebbero intimorire i lavoratori più timidi. Il loro valore viene compreso quando sono inserite nella routine aziendale. Permettono, infatti, di creare un legame professionale più profondo con la risorsa, ascoltare le sue idee, le sue motivazioni, le aree di lavoro in cui si sente più forte e quelle nelle quali ha bisogno di maggior supporto. 

Insomma, uno strumento vincente per incoraggiare il dipendente, sottolineare la sua importanza all’interno della macchina produttiva, e incentivare la sua dedizione. 

É il momento, quindi, di passare in rassegna consigli utili per organizzare una riunione aziendale.

Come organizzare una riunione aziendale efficiente

In caso di riunione di gruppo, o riunione one-to-one, per raggiungere risultati efficaci, non devono mai mancare i seguenti ingredienti:

• Chiarezza. Crea un ambiente di lavoro con libertà di espressione e trasparenza. É necessario riuscire a parlare apertamente per evitare divagazioni, ed individuare aspetti salienti.

• Coinvolgimento. Assicurati di coinvolgere i tuoi dipendenti, rendendoli partecipi riguardo le iniziative da mettere in pratica, e attivi ed entusiasti per l’avanzamento di nuove proposte. 

• Organizzazione. Dedica il giusto tempo ai meeting, ed evita di saltare quelli già programmati. Un incontro efficiente termina nel momento è chiaro lo scopo per cui è stato pianificato. 

• Comunicazione. Comunica con i tuoi dipendenti e dai un feedback ai loro risultati. Questo ti aiuterà ad aumentare la loro voglia di fare, e migliorare le proprie prestazioni professionali.

La comunicazione, in particolare, è la chiave vincente per la creazione di un clima di lavoro armonico e produttivo. Vuoi scoprire come potenziarla?

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Il datore di lavoro ha diversi obblighi per quanto riguarda la gestione dei dati relativi all’amministrazione del personale. Scopriamo assieme quali sono e come affrontarli.

Il D.Lgs. 196/2003, modifica poi dal D.Lgs. 101/2018 che ha recepito il reg. UE 2016/679 (GDPR), disciplina la tutela della persona nei confronti del trattamento dei dati personali, originando diversi obblighi per il datore di lavoro relativi alla gestione dei dati utili all’amministrazione del personale.

Le norme in materia di privacy hanno lo scopo di tutelare le persone che sono soggette alla raccolta e alla registrazione di dati personali e alle altre operazioni connesse. Vengono quindi disciplinate anche l’elaborazione, la selezione, la comunicazione e la cancellazione dei dati. Il GDPR stabilisce che la raccolta dei dati deve essere limitata a quelli strettamente necessari e gli stessi devono essere eliminati quando non sono più necessari. Deve essere garantita la puntualità dei dati e il loro aggiornamento, in quanto quelli inesatti o obsoleti devono essere eliminati o cancellati. Anche la loro conservazione deve avvenire con modalità idonee a garantirne l’integrità e la riservatezza.

La tutela garantita dalla norma cambia in base al tipo di dato raccolto. Ad esempio, nel rapporto di lavoro, la tutela è più o meno intensa a seconda che i dati riguardino direttamente i diritti soggettivi del lavoratore o altri aspetti la cui raccolta è imposta al datore da norme di legge.

I dati del rapporto di lavoro secondo il GDPR

In base a quanto stabilito dal GDPR, il trattamento di alcuni dati è generalmente vietato, salvo specifiche eccezioni. In particolare, è vietato trattare dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.

Tali dati possono essere oggetto di trattamento, però, in occasione del rapporto di lavoro. A tal fine, ai sensi del GDPR, è necessario che l'interessato abbia prestato il proprio consenso esplicito. Inoltre, il trattamento deve essere necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale. Il trattamento dei dati già menzionati è inoltre permesso anche se è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, ai fini della valutazione della capacità lavorativa del dipendente.

Ferme restando le disposizioni in materia di privacy, tali dati possono essere trattati anche dai fornitori di servizi HR e non solo dal datore di lavoro per i propri dipendenti.

Risorse Umane e privacy: altre attività di profilazione e trattamento dei dati

Ricordiamo che nella gestione del personale da parte degli uffici HR potrebbero essere compiute operazioni riconducibili al concetto di profilazione che, in base alle disposizioni del GDPR, consiste nel trattamento automatizzato di dati personali da utilizzare per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti della persona (ad esempio tramite dispostivi di geolocalizzazione).

Inoltre potrebbe rendersi necessario il trattamento di dati biometrici, che il GDPR definisce come dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali l'immagine facciale o i dati dattiloscopici. Non solo, ma spesso vengono trattati anche dati relativi alla salute, fisica o mentale, di un lavoratore.

I dati del lavoratore rilevanti ai fini della privacy

Tra i vari dati che il datore di lavoro deve raccogliere in forza di adempimenti legali o contrattuali, ai fini di ottemperare alle disposizioni del GDPR, assumono particolare rilievo in materia privacy i seguenti: delega sindacale per la trattenuta in busta paga; stato di invalidità in relazione ad un’assunzione obbligatoria; gestione della malattia, della maternità, degli infortuni e delle malattie professionali del dipendente; orari di lavoro abituali del lavoratore; situazioni familiari o reddituali (ad esempio ai fini dell’ANF e delle detrazioni); credenze religiose (si pensi all’ipotesi di chi chiede la concessione delle festività ebraiche); orientamento sessuale, perché nel modulo detrazioni il dipendente potrebbe indicare di essere unito civilmente ad una persona dello stesso sesso.

Gli adempimenti del datore per la raccolta dati

Per la raccolta dei dati necessari alla gestione del rapporto di lavoro, in base alle previsioni del GDPR, il datore deve procedere ad una serie di adempimenti, prima e durante la raccolta. Innanzitutto, come già anticipato, l’effettuazione di un trattamento dati richiede di norma il consenso dell’interessato. Il consenso deve essere necessariamente dato per iscritto nel caso di raccolta di dati sensibili. Solo in alcuni casi il consenso non è necessario, in particolare: se il trattamento è necessario ad adempiere un obbligo previsto dalla legge; se è necessario per eseguire obblighi derivanti dal contratto; quando il dato sulla salute è necessario per valutare la capacità professionale del lavoratore; se deriva da un interesse pubblico rilevante.

Il GDPR prevede che il lavoratore, quale interessato al trattamento, ha il diritto di conoscere il tipo e quali dati sono trattati e le modalità di trattamento. Inoltre può aggiornare o cancellare i dati, nei casi in cui ciò gli sia permesso (trattamento illegittimo, cessazione del trattamento ecc.). Chiaramente può anche opporsi a un trattamento illegittimo.

Il datore di lavoro deve informare l'interessato sul nominativo del responsabile della protezione dati (se presente); sulle finalità del trattamento; sull'eventuale trasferimento all'estero dei dati; sul periodo di conservazione dei dati; sul diritto dell'interessato ad accedere ai dati personali per la rettifica o la cancellazione degli stessi; sul diritto alla limitazione o all'opposizione al trattamento.
Deve inoltre indicare se il trattamento è frutto di un obbligo legale o contrattuale o di un'altra base giuridica (consenso/interesse legittimo); se sussiste il diritto di revocare il consenso; se si tratta di dati da profilare.

L'informativa prevista dal GDPR non è dovuta in caso di ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro. Al momento del primo contatto successivo all'invio del curriculum, il titolare e tenuto però a fornire l’informativa all'interessato.

Il datore deve inoltregarantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento. In qualità di titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti, attraverso la stipulazione di un contratto o di un accordo.

L’archiviazione e conservazione dei dati aziendali

Un aspetto molto rilevante e spesso trascurato riguarda la conservazione dei documenti di lavoro. Si tratta di un’attività che deve avvenire nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 e quindi i documenti devono essere custoditi in modo tale che non sia violata la privacy del lavoratore. Questo significa, ad esempio, che l’accesso ai documenti non deve essere libero, ma limitato ai soggetti che hanno la necessità di utilizzare i documenti per attività connesse alla gestione del rapporto di lavoro e che siano preventivamente autorizzati. L’archiviazione deve avvenire con modalità tali da evitare che possa realizzarsi una fuga di dati o che, anche involontariamente, gli stessi siano smarriti o diffusi a persone non autorizzate. Diversamente si verificherebbe un data breach con rilevanti conseguenze sanzionatorie in capo al datore.

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Il datore di lavoro non può pubblicare i dati relativi alle contestazioni disciplinari o i risultati delle valutazioni personali relativi ad alcuni lavoratori, tramite l’affissione sulla bacheca aziendale accessibile a tutti i dipendenti.

Bacheca aziendale e comunicazioni: cos’è e cosa esporre?

La bacheca aziendale è uno degli strumenti utilizzati dal datore di lavoro per comunicare le informazioni ai propri dipendenti, ossia uno spazio accessibile a tutti dove vengono ad esempio pubblicati i regolamenti, gli avvisi, e tutti i documenti i cui contenuti devono essere conosciuti dai dipendenti al fine di svolgere correttamente la prestazione lavorativa.

In origine la bacheca era solo uno strumento analogico, ossia un pannello sul quale venivano affissi i documenti aziendali cartacei, ma l’evoluzione tecnologica ha portato le aziende ad adottare strumenti informatici per comunicare con i dipendenti, come ad esempio il prevedere uno spazio sul proprio sito internet oppure una cartella nella rete intranet alla quale possono accedere i lavoratori.

Le informazioni pubblicate dal datore di lavoro generalmente riguardano norme di comportamento previste dal contratto collettivo (es: affiggere il regolamento aziendale o il codice disciplinare), a cui devono attenersi i lavoratori, oppure comunicazioni che prevedono l’organizzazione del lavoro (es: i turni, i giorni di ferie, il calendario delle festività o delle chiusure ecc.).

A questo punto sorge una domanda: il datore di lavoro può comunicare alcuni provvedimenti adottati nei confronti dei lavoratori o più in generale dati personali che riguardano il singolo dipendente? Informazioni di questo tenore impattano sul rispetto della privacy?

Questi interrogativi trovano la loro risposta in diversi provvedimenti del Garante della privacy con i quali sono state date alcune indicazioni alle aziende, oltre a sanzionare e imporre l’interruzione del comportamento considerato non corretto ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Vietato pubblicare in bacheca il licenziamento del dipendente

Uno dei casi più recenti presi in esame dal Garante privacy (provvedimento n. 124 del 2 luglio 2020) ha riguardato l’affissione sulla bacheca aziendale, visibile a tutti i dipendenti ed alla clientela di un supermercato, della lettera di licenziamento di un lavoratore, con annesse le sue generalità.

In questo modo l’azienda ha reso visibile il provvedimento espulsivo nella sua integrità, in assenza di un idoneo criterio di legittimazione da parte del datore di lavoro. Infatti secondo la disciplina vigente, il trattamento dei dati dei lavoratori può essere effettuato dal datore di lavoro solo se “necessario” per adempiere ad un obbligo di legge o all’esecuzione di un contratto, come previsto dall’art. 6, par. 1, lett. b) e c) del Regolamento (UE) 2016/679.

Secondo il Garante, per quanto riguarda il procedimento relativo alla risoluzione del rapporto di lavoro per giustificato motivo oggettivo, è previsto l’obbligo di comunicazione nei confronti del lavoratore e non a terzi. La pubblicazione della lettera di licenziamento rende conoscibili a terzi (nel caso in esame i clienti del supermercato) i motivi specifici del licenziamento e le informazioni contenute che, anche se non annoverabili nell’ambito dei dati “particolari”, sono da considerarsi informazioni delicate, anche in ragione delle conseguenze sul piano economico e sociale che derivano dalla conclusione del rapporto di lavoro.

Inoltre, il datore di lavoro ha effettuato il trattamento in violazione del principio di proporzionalità: in base a tale principio, infatti, avrebbe potuto informare i dipendenti che il lavoratore licenziato non faceva più parte della compagine aziendale con altre modalità, nel rispetto della riservatezza e della dignità, anche professionale, dell’interessato, ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. a) e c) del Regolamento UE.

Vietato pubblicare in bacheca le valutazioni dei lavoratori

In un’altra situazione esaminata dal Garante privacy (provvedimento n. 500 del 13 dicembre 2018) un datore di lavoro aveva pubblicato in bacheca tramite affissione, vere e proprie contestazioni disciplinari e comunicati sui comportamenti dei lavoratori, provocando a carico dei lavoratori uno stato di continuo allarme, non permettendo di lavorare bene e creando la possibilità di sentirsi pubblicamente giudicati.

In particolare, la società trattava i dati personali dei dipendenti mediante la pubblicazione in bacheca delle valutazioni espresse settimanalmente dal consiglio di amministrazione su ciascun dipendente (identificato con fotografia, cognome e iniziale del nome) attraverso immagini grafiche (sei tipologie di emoticon o “faccine”) affiancate da specifiche motivazioni riferite al giudizio espresso (ad es. in caso di giudizio negativo: “per assenteismo” o “per mancata risposta telefonica” o “per mancata restituzione tessera carburante”; in caso di giudizio positivo “per disponibilità sabato” o “per complimenti” del cliente).

Le tipologie di valutazioni espresse sull’attività di ciascun lavoratore (cui corrispondeva l’attribuzione del relativo punteggio nell’ambito del “concorso a premi” istituito dalla società) erano riassunte in una legenda (denominata “Faccinario 2018”) anch’essa affissa in bacheca.

Il Garante delle privacy ha ritenuto che le operazioni consistenti nella regolare affissione in bacheca delle valutazioni e delle contestazioni disciplinari riferite a ciascun dipendente, unitamente alla dettagliata descrizione dei rilievi (positivi e negativi) effettuati, non risultavano adeguate e pertinenti rispetto agli scopi rappresentati dalla società, consistenti nell’incentivazione dei dipendenti al raggiungimento degli obiettivi di qualità ed efficienza dei servizi resi alla clientela, come previsto dall’art. 5, par. 1, lett. c) del Regolamento (UE) 2016/679, che ben possono essere raggiunti con modalità che rispettino il diritto alla riservatezza degli interessati.

Inoltre le informazioni relative a valutazioni e contestazioni disciplinari sono particolarmente delicate, soprattutto in caso di valutazioni negative, in quanto incidono sulla dignità professionale del dipendente (considerato anche che nel caso esaminato dal Garante le contestazioni e/o le valutazioni venivano affisse in bacheca prima della conclusione del procedimento e comunque in assenza di controdeduzioni degli interessati).

In conclusione, il Garante ha ritenuto illecito il trattamento dei dati poiché la continua pubblicazione attraverso l’affissione in bacheca delle contestazioni disciplinari, e la contestuale affissione del cartello “Guardiamoci in faccia…soci!”, che associa i volti dei dipendenti a “faccine” accompagnate da giudizi sintetici come “assenteismo”, “simulazione di malattia”, “perdita del lavoro causa scarso servizio o danni”, “mancato rispetto disposizioni aziendali e/o regolamento”, “mancato rispetto programma di lavoro” oppure l’espressione “licenziata”, costituiscono modalità che, nel sottoporre costantemente all’osservazione dei colleghi le valutazioni sulla qualità del lavoro svolto o sulla correttezza della prestazione, anche nell’ambito di una competizione con premi, ledono la dignità personale, la libertà e la riservatezza dei lavoratori.

Vietato affiggere in bacheca i motivi dell’assenza

In passato, il Garante della privacy (provvedimento n. 341 del 3 luglio 2014) aveva considerato illegittimo anche il comportamento del datore di lavoro che utilizzava la bacheca non solo per l´affissione degli ordini di servizio, dei turni lavorativi o delle disposizioni riguardanti l´organizzazione del lavoro e l´individuazione delle mansioni dei singoli dipendenti (al fine di dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto, anche collettivo, di lavoro), ma anche per indicare tramite tabelle, esposte presso i depositi aziendali e pubblicate nella intranet aziendale, le specifiche ragioni giustificative dell´assenza dal lavoro con riferimenti a ciascun lavoratore.

È irrilevante che la società avesse adottato sigle sintetiche per ciascuna causa d´assenza, dato che le stesse risultavano comunque idonee a far conoscere dati personali, anche sensibili, riferiti ai colleghi.

Infatti sia la caratteristica delle sigle stesse, consistenti in acronimi o abbreviazioni delle cause giustificative dell´assenza dal servizio (ad esempio, "MA" in luogo di "malattia", "PAD" in luogo di "permesso assistenza disabili, l. n. 104/1992", "I" in luogo di "infortunio", "S" in luogo di "sospensione-sanzione disciplinare", "PD" in luogo di "permesso decesso familiare", "PP" in luogo di "permesso parentale", "PS" in luogo di "permesso sindacale"), sia la legenda, atta ad esplicitare il significato delle menzionate sigle, parimenti affissa sulle bacheche ovvero resa comunque disponibile al personale, rendono indebitamente edotto ciascun lavoratore di vicende personali riferite ad altri colleghi, dando luogo ad un´illecita comunicazione di dati personali.

Da quanto sopra, risulta che la bacheca rappresenta un utilissimo strumento che il datore di lavoro ha a disposizione al fine di rendere note ai lavoratori informazioni necessarie allo svolgimento della corretta attività lavorativa, ma deve essere utilizzata nel rispetto del trattamento dei dati personali, al fine di evitare di incorrere in contestazioni e provvedimenti sanzionatori.

Per agire correttamente nel rispetto del Codice della privacy, un modo per inviare messaggi importanti ai dipendenti, suddividendoli per team o per sede e stabilendo priorità delle comunicazioni, tenendo sotto controllo le conferme di lettura, può avvenire utilizzando i software o app dedicati ai dipendenti, nello specifico come la funzione di Fluida per le “Comunicazioni aziendali”.

Il regolamento interno aziendale assume un ruolo chiave sempre più rilevante per i datori di lavoro. Sono molte le norme di recente introduzione, infatti, che hanno reso il regolamento uno strumento indispensabile per la gestione dei rapporti tra datore e lavoratori, nonché per consentire l’applicazione di discipline di favore dal punto di vista fiscale.

Cos’è il regolamento interno aziendale?

Il regolamento aziendale è una fonte del contratto individuale di lavoro che, pur essendo disposta unilateralmente dal datore di lavoro, ha rilevanza collettiva in quanto è diretto a tutti i lavoratori dipendenti del medesimo datore di lavoro.

Rimane fermo che la facoltà del datore di lavoro di predisporre (anche unilateralmente – sulla base del potere di organizzazione e di direzione, che gli compete ai sensi degli artt. 2086 e 2104 c.c.) norme interne di regolamentazione dell’organizzazione tecnica e disciplinare del lavoro nell’impresa, con efficacia vincolante per i prestatori di lavoro, non è privo di limiti. Questo potere non può infatti sconfinare nell’arbitrio e il suo esercizio deve essere funzionale alle esigenze tecniche, organizzative e produttive dell’azienda.

Inoltre quando introduce un trattamento di miglior favore, il regolamento aziendale prevale rispetto ad un contratto collettivo sia nazionale che aziendale.

Se, ad esempio, per una determinata posizione di lavoro adeguatamente definita, il regolamento interno aziendale prevede una qualifica superiore rispetto all'applicazione dei contratti collettivi nazionale ed aziendale sull'inquadramento del personale, l'assegnazione di un lavoratore a detta funzione (accettata dal dipendente) determina il diritto dell'interessato al riconoscimento della qualifica in questione come qualifica convenzionale di miglior favore.

Quando vale il regolamento aziendale?

Il regolamento può disciplinare l’intera organizzazione aziendale, introducendo norme che l’azienda ritiene necessarie per l’organizzazione del lavoro e la gestione dei rapporti di lavoro con i dipendenti. Ad esempio, il regolamento può stabilire le modalità di accesso ai luoghi di lavoro, le modalità di richiesta e fruizione del piano ferie e dei permessi, nonché le modalità attraverso le quali il lavoratore deve comunicare le proprie assenze, ecc...

Il regolamento aziendale può inoltre regolamentare lo smart working definendo come deve essere è necessario comportarsi in caso di ricorso al lavoro agile: quest’ultima esigenza è cresciuta in modo rilevante per consentire la continuità delle attività lavorative nel contesto pandemico che ancora affligge la nostra quotidianità.

Regolamento aziendale e codice disciplinare aziendale

Tra le norme comprese nel regolamento è possibile che ci siano anche quelle che costituiscono il codice disciplinare aziendale, ovvero quelle regole di disciplina che il lavoratore è obbligato a rispettare per evitare le contestazioni di illeciti e l’attribuzione di sanzioni nei suoi confronti. In tal caso, come meglio sottolineato più avanti, si rendono necessarie alcune accortezze per quanto riguarda le modalità di comunicazione ai lavoratori delle norme, al fine di non invalidare un eventuale procedimento disciplinare.

Come comunicare il regolamento aziendale ai lavoratori?

Lo scopo del regolamento interno aziendale, come si è visto, è quello di far conoscere ai dipendenti le regole che disciplinano il lavoro in azienda e quelle norme che i lavoratori devono rispettare durante la prestazione lavorativa.

Per questo motivo è fondamentale che il regolamento sia messo a disposizione dei lavoratori, secondo modalità che consentano agli stessi di poter avere le informazioni di cui necessitano.

A tal fine, in assenza di specifiche indicazioni legislative e di prassi, può ritenersi generalmente utile, fatto salvo quanto di seguito precisato, ogni strumento che consenta di dimostrare l’avvenuta consegna al lavoratore.

È possibile, ad esempio, inviare via mail al lavoratore una copia del regolamento. Oppure lo stesso può essere messo a disposizione del lavoratore nella intranet aziendale, previa indicazione al lavoratore delle modalità di accesso alla intranet e alla sezione in cui il documento è reperibile.

Se quindi, in linea generale, non sono previste specifiche modalità di pubblicità del regolamento, le stesse possono rendersi comunque necessarie per il particolare contenuto dello stesso. Se, ad esempio, come anticipato, il regolamento contiene anche le norme di condotta disciplinare, è necessaria l’affissione dello stesso in luogo accessibile a tutti i lavoratori. L’affissione deve avvenire nello stesso ambiente in cui i lavoratori prestano abitualmente il loro lavoro e non sono ammessi altri mezzi diversi dall’affissione, tranne nella Pubblica Amministrazione per la quale è previsto che la pubblicazione sul sito istituzionale dell'amministrazione del codice disciplinare equivale a tutti gli effetti alla sua affissione all'ingresso della sede di lavoro.

In ogni caso, pur in assenza di indicazioni sul punto, deve ritenersi che quando il regolamento reca anche il codice disciplinare, sia sufficiente l’affissione della sola parte del regolamento in cui sono riportate le norme di condotta disciplinare.

Regolamento aziendale, welfare e deducibilità dei costi

Le disposizioni che si sono succedute negli ultimi anni al fine di favorire i sistemi di welfare aziendale, hanno un significativo impatto anche sulle modalità di redazione del regolamento aziendale per quei datori che intendono adottare il piano welfare ricorrendo ad un proprio regolamento. L’individuazione della natura del regolamento aziendale è importante perché l’erogazione dei benefit di utilità sociale ai lavoratori è integralmente deducibile, ai sensi dell’art. 95 del TUIR, solo se “obbligatoria”, mentre è consentita nel limite del 5 per mille ai sensi dell’art. 100 del TUIR se “volontaria”.

L’Agenzia delle Entrate ha infatti più volte ribadito che può essere riconosciuta al datore di lavoro la deducibilità totale dei costi sostenuti soltanto se il regolamento presenta i caratteri dell’obbligazione negoziale e quindi non è revocabile o modificabile unilateralmente.

Può essere considerato valido, ai fini della piena deducibilità, un regolamento aziendale che non consente al datore di lavoro di modificare gli impegni assunti nei confronti dei dipendenti in materia di welfare per un determinato periodo di tempo. Infatti, in tale ipotesi, il lavoratore che aderisce al piano diventa titolare di un diritto soggettivo, al quale è correlato l’obbligo del datore che non può essere revocato volontariamente da quest’ultimo.

Il concetto è stato ribadito recentemente con l’Interpello n. 10 del 25 gennaio 2019, in cui le Entrate hanno precisato che, affinché un regolamento configuri l’adempimento di un obbligo negoziale, lo stesso deve essere non revocabile né modificabile autonomamente da parte del datore di lavoro.

Nei vari interventi l’Amministrazione finanziaria, però, non ha previsto un periodo minimo entro il quale il datore di lavoro non possa modificare il regolamento adottato. Nel silenzio, si ritiene che possa considerarsi “sufficientemente vincolante” per il datore di lavoro quel regolamento che abbia una validità almeno biennale.

Per tutto ciò Fluida viene incontro ad azienda, datore di lavoro e dipendenti: grazie alla sua funzione Comunicazioni aziendali è possibile inviare una comunicazione ai dipendenti allegando uno o più documenti (es: regolamento aziendale) e chiedere conferma di ricezione e comprensione.