Documenti

Gestire i documenti aziendali non è solo un tema di ordine: significa ridurre errori, proteggere dati sensibili, risparmiare tempo e rispettare obblighi organizzativi e normativi, garantire che le informazioni siano sempre disponibili quando servono davvero. 

Nelle PMI, però, la realtà è spesso diversa: cartelle, email, file sparsi e stampe. Il risultato è che, quando serve un documento urgente, trovarlo diventa un problema.

In questo articolo vediamo quali documenti HR vanno gestiti, perché i metodi tradizionali non funzionano più e cosa cambia quando la gestione documentale diventa digitale con strumenti digitali come Fluida.

Quali documenti aziendali deve gestire chi si occupa di HR

Chi lavora in ambito HR o amministrativo gestisce ogni giorno una grande quantità di documenti, spesso legati ai dipendenti e alla loro attività in azienda.

I principali includono:

• contratti e lettere (assunzione, variazioni, proroghe, comunicazioni);

• documenti identificativi e anagrafici (es. documenti d’identità, codici fiscali, coordinate);

• cedolini paga e documentazione collegata;

• curriculum, documenti di selezione e onboarding (dove applicabile);

• policy e procedure aziendali (es. regolamenti, comunicazioni interne, informative);

• documenti legati a formazione e sicurezza (attestati, consegne, presa visione).

Il punto critico non è solo archiviare i documenti, ma riuscire a recuperarli rapidamente quando servono: durante una richiesta del dipendente, un controllo interno o una necessità operativa improvvisa.

• Quando le informazioni sono sparse tra email, cartelle e dispositivi diversi, anche una semplice ricerca può richiedere minuti o diventare impossibile.

I problemi della gestione documentale tradizionale

Molte aziende continuano a gestire i documenti con strumenti non strutturati: faldoni, cartelle, file sul desktop, email. 

Questo approccio funziona finché i volumi sono bassi, poi emergono problemi concreti.

• Ricerca lenta: se un documento è in una cartella sbagliata o in una mail, perdi tempo.

• Versioni multiple: lo stesso file esiste in 3 copie, ma non è chiaro quale sia l’ultima.

• Accessi non controllati: file condivisi senza permessi chiari aumentano il rischio di errore o accesso improprio.

• Rischio di perdita/danneggiamento: carta che si rovina, file che si cancellano, dispositivi che si rompono.

• Distribuzione inefficiente: inviare un documento a tutti via mail genera confusione e non dà tracciabilità.

• Il risultato è sempre lo stesso: tempo perso, errori evitabili e una gestione che diventa reattiva invece che organizzata.

Cosa significa digitalizzare la gestione documentale in una PMI

Digitalizzare non significa semplicemente trasformare i documenti cartacei in PDF.. Significa costruire un processo ordinato per:

• caricare documenti in un archivio centrale,

• organizzarli in cartelle o categorie chiare (per dipendente, per tipo),

• definire permessi di accesso e modifica,

• distribuire documenti in modo tracciabile,

• recuperarli in pochi secondi quando servono.

In pratica, un buon sistema documentale sostituisce “caccia al file” con un archivio consultabile e governato. Non è solo una questione di tecnologia, ma di organizzazione del lavoro.

I vantaggi concreti per chi gestisce le persone ogni giorno

Per chi si occupa di HR o amministrazione, digitalizzare l’archivio si traduce in vantaggi immediati.

• Archivio centralizzato: un unico posto dove cercare, senza dipendere da mail o PC specifici.

• Organizzazione per persona e per categoria: documenti sempre nello stesso “schema”.

• Permessi e sicurezza: accesso limitato a chi è autorizzato, riducendo rischi e errori.

• Meno stampa e costi: riduzione di carta, archivi fisici e tempo di gestione.

• Distribuzione più semplice: invio documenti e comunicazioni senza creare caos.

Il vero vantaggio non è solo “avere tutto digitale”, ma eliminare le attività ripetitive e il tempo perso nella ricerca delle informazioni.

Come Fluida gestisce i documenti aziendali

Fluida integra la gestione documentale direttamente nei processi HR quotidiani, evitando che i documenti restino scollegati dal resto delle attività.

Invece di cercare file tra email e cartelle locali, tutti i documenti sono disponibili in un unico spazio organizzato, accessibile sia da desktop che da smartphone.

Con Fluida è possibile:

• caricare documenti suddivisi per cartelle e per dipendente;

• organizzare documenti in categorie consultabili da responsabili e (quando previsto) dai dipendenti interessati;

• consultare i cedolini con funzione di anteprima (preview), senza passaggi inutili;

• rendere più semplice la distribuzione e l’accesso ai documenti anche da smartphone, utile in contesti con personale non sempre in ufficio.

Questo riduce drasticamente le richieste interne, gli errori e il tempo dedicato alla gestione amministrativa.

Domande frequenti sulla gestione documentale in azienda

Per quanto tempo bisogna conservare i documenti dei dipendenti?

Dipende dal tipo di documento (paghe, contratti, sicurezza, contabilità) e dalle regole applicabili. La best practice è definire una policy interna di conservazione per categorie, allineata con consulente del lavoro e consulente privacy.

I documenti digitali hanno lo stesso valore legale di quelli cartacei?

In molti casi sì, ma dipende dal tipo di documento e da come viene gestita la conservazione (ad esempio firme, conservazione a norma, integrità e tracciabilità). È importante distinguere tra “file archiviato” e “documento conservato a norma”, se serve.

Come si gestisce l'archivio di un dipendente che lascia l'azienda?

Serve un processo: chiusura delle autorizzazioni, archiviazione corretta dei documenti, conservazione per i tempi previsti e accesso limitato a chi ne ha titolo. Con un archivio digitale è più semplice evitare dispersioni e mantenere ordine.

Chi può accedere ai documenti sensibili dei dipendenti?

Solo chi è autorizzato in base a ruoli e necessità operative (principio di “need to know”). È importante avere permessi chiari e tracciare l’accesso quando necessario.

Come si distribuisce un documento a tutti i dipendenti contemporaneamente?

Il modo più efficace è usare un canale unico e centralizzato (non email sparse) che consenta invio massivo e, quando serve, tracciabilità della presa visione. Questo evita versioni diverse e riduce “non l’ho ricevuto”.

La dematerializzazione trasforma i documenti cartacei in documenti digitali, e migliora la gestione documentale in azienda. 

In questo articolo sarà spiegato il processo di dematerializzazione dei documenti, passando in rassegna i vantaggi e i modi per metterlo in pratica. 

Cosa si intende per dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione dei documenti è un processo che permette di convertire un documento cartaceo in un documento digitale. 

Dematerializzare indica proprio l’idea di eliminare la materia fisica e tangibile del documento, ovvero la carta. Il formato digitale prevede che i documenti siano direttamente disponibili e reperibili su qualsiasi dispositivo elettronico, dai computer agli smartphone.

Tale processo, negli ultimi anni, sta prendendo sempre più spazio all’interno delle aziende, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione. Così, si inserisce a pieno nel grande fenomeno della trasformazione digitale che tocca il mondo del lavoro.

In effetti, la conversione dei documenti cartacei in documenti digitali presenta numerosi vantaggi. Analizziamo quindi nel dettaglio i motivi per cui metterla in pratica.

Perché dematerializzare i documenti?

Negli ultimi decenni la tecnologia è entrata a poco a poco nella nostra vita quotidiana, semplificandola e migliorandola significativamente. 

Una serie di azioni che prima svolgevamo manualmente, talvolta con difficoltà, sono diventate più fluide ed immediate grazie allo sviluppo dei sistemi digitali. 

Anche la dematerializzazione rientra tra quei processi che sono nati per ottimizzare l’uso quotidiano e lavorativo dei documenti.

I suoi principali vantaggi riguardano:

• Riduzione della carta

Il formato digitale permette di ridurre il grande consumo di carta, che comporta sia benefici economici, eliminando i costi legati alla stampa, sia ambientali, legati allo smaltimento. 

• Eliminazione degli spazi fisici

I documenti digitali permettono di salutare completamente gli spazi necessari all’archiviazione e conservazione dei documenti. Quella stanza d’archivio, o quei numerosi scaffali impolverati, presenti negli uffici meno moderni, potranno essere reinventati ed utilizzati a scopi ancor più utili!

• Incremento della sicurezza

Il documento in formato digitale è molto più sicuro rispetto a quello cartaceo. I motivi sono due: il digitale è indistruttibile rispetto a quello cartaceo che è costantemente esposto a rischi, come il rischio di perdersi, rovinarsi o sporcarsi; il digitale permette di garantire una maggiore privacy delle informazioni contenute nel documento, poiché non è altamente rintracciabile come un cartaceo.

• Velocità di condivisione

A differenza dei documenti cartacei, che necessitano di essere consegnati a mano, i documenti digitali possono essere inviati e condivisi in modo semplice e veloce con tutti gli interessati, attraverso i dispositivi elettronici. Una fattura digitale, ad esempio, può essere inviata comodamente tramite e-mail. 

• Velocità di ricerca

Contrariamente a quanto avviene con i documenti digitali, da ricercare all’interno di cartelline talvolta piene di altri fogli, i documenti digitali possono essere ritrovati velocemente all’interno dell’archivio digitale, che li ordina ed indicizza, ottimizzando così la loro gestione.

Capiamo dunque che gli obiettivi della dematerializzazione sono estremamente vantaggiosi ed utili, soprattutto in un contesto lavorativo dove si fa quotidianamente uso di documenti; e soprattutto in un contesto lavorativo che adotta la modalità smartworking, con dipendenti che lavorano a distanza!

Analizziamo quindi, come si procede verso la dematerializzazione dei documenti.

Come dematerializzare i documenti?

Per comprendere come avviene la dematerializzazione dei documenti bisogna distinguerla dalla digitalizzazione.

La digitalizzazione è un processo che prevede la creazione e la gestione dei documenti direttamente in formato digitale.

La dematerializzazione, invece, è un processo che prevede la conversione del formato del documento, e la sua gestione digitale.

In questo senso, la dematerializzazione può essere intesa come una fase di transizione verso il digitale, che sarà sempre più presente in contesto lavorativo e non.

Per dematerializzare i documenti esistono ad oggi diversi strumenti, come:

• scanner che consentono la conversione del formato;

• software di gestione documentale che permettono la conversione del formato, e presentano anche un archivio digitale volto alla conservazione e rintracciabilità del documento.

Un esempio valido di software per gestione documentale è la funzionalità creata dal software HR Fluida Europe! Scopriamola insieme! 

L’aiuto di Fluida Europe 

Vuoi ottimizzare la gestione dei documenti nella tua azienda? Fluida è lo strumento che fa per te.

Fluida è una piattaforma HR mobile nata per semplificare molteplici operazioni del mondo aziendale.

Tra le sue funzionalità ritroverai Documenti, uno spazio che ti permette di:

• Caricare i documenti in un colpo solo grazie alla tecnologia Divinator che legge ed interpreta le l’immagine.

• Organizzare ed archiviare i documenti in 6 categorie, consultabili dai dipendenti e dall’azienda.

• Inviare i documenti agli interessati, i quali saranno avvisati da notifiche push. È inoltre possibile richiedere la conferma di lettura, in modo da essere sempre aggiornati!

• Consultare i documenti senza doverli scaricare, grazie alla funzione preview.

Dimentica pile di fogli e scaffali, scopri la comodità del digitale grazie a Fluida, ti aspetta una prova gratuita.

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Le informazioni personali del lavoratore devono essere gestite ed organizzate in modo semplice e sicuro dalle risorse umane.

In questo articolo parleremo delle informazioni dei dipendenti e dei metodi di archiviazione, sia quelli tradizionali che quelli innovativi. 

Quali sono i dati personali? 

Ogni dipendente aziendale, che sia veterano o neoarrivato, porta con sé un bagaglio di dati personali.

Per dati personali si intende l’insieme di informazioni che permettono la precisa ed univoca identificazione della persona.

Esempi di dati personali sono:

• nome e cognome

• indirizzo di domicilio

• indirizzo e-mail personale ed aziendale

• numero di telefono mobile, fisso o aziendale

• fotografia del volto 

In una realtà lavorativa tali informazioni sono maneggiate frequentemente dal settore risorse umane, che ha bisogno di conoscere l’identità dei lavoratori per effettuare alcune operazioni, come:

• conservare i curriculum vitae: i dati del lavoratore sono inseriti nei CV, i quali sono archiviati in azienda e possono essere consultati per aggiornamenti.

• gestire le attività del dipendente: le informazioni servono a monitorare l’andamento della risorsa, le sue presenze, assenze, ferie, e anche le sue trasferte e i relativi dettagli inseriti nel documento nota spese.

• organizzare attività di team building: i dati dei dipendenti possono servire a pianificare attività di employer branding per la costruzione di una cultura aziendale ed un clima lavorativo positivo.

• realizzare piani di sviluppo: le informazioni servono a programmare la crescita professionale, acquistando ed organizzando corsi formativi utili allo scopo.

Capiamo bene che il trattamento dei dati personali è abbastanza frequente e per tale ragione bisogna analizzare come gestirlo al meglio.

Come gestire i dati personali in azienda 

Le informazioni personali dei dipendenti sono tradizionalmente gestite attraverso documenti cartacei e fogli di calcolo come Excel.

Si tratta, però, di modalità poco pratiche, che presentano numerosi svantaggi, ad esempio: 

• sprechi di tempo, dovuti al fatto che i dati devono essere riportati minuziosamente ad uno ad uno, ed essere poi conservati all’interno di una cartellina, che potrebbe perdersi nei meandri del computer, diventando più difficile da rintracciare;

• errori manuali, causati dall’attenzione che la trascrizione richiede. Talvolta, basta una piccola svista per commettere uno sbaglio, come una erronea trascrizione, o l’invio a soggetti non interessati, e se questo avviene tramite e-mail è impossibile tornare indietro;

• scarso coinvolgimento del dipendente, il quale non è protagonista della gestione dei suoi dati, ma agisce passivamente; 

• rischio di violare le normative della privacy, la protezione dei dati è diligentemente disciplinata dal nostro Garante della Privacy e da numerosi regolamenti UE, i quali devono essere rispettati per non incorrere in sanzioni. 

Esiste un modo per risolvere tutte queste problematiche, in maniera facile e veloce? Per restare al passo con i tempi, ed ottimizzare l’organizzazione del dati bisogna passare al digitale. 

La tecnologia arriva in soccorso al settore risorse umane con i software HR come Fluida Europe.

Fluida: lo strumento vincente per gestire i documenti 

Vuoi migliorare la gestione delle informazioni di tutto il tuo personale? Ci pensa Fluida.

Fluida è un’app disponibile sul proprio smartphone, le cui funzionalità sono nate per semplificare tutta la burocrazia aziendale.

Una delle funzioni più vantaggiose è Documenti, che ti permette di archiviare ed inviare documenti al personale.

L’archiviazione avviene in modo ordinato, con la suddivisione in 6 comode categorie per ciascun dipendente: compensi, contratti, CV, documenti d’identità, documenti vari. Queste possono essere consultate dall’azienda, e ovviamente anche dal dipendente stesso.

In questo modo tutte le informazioni dei lavoratori avranno un posto sicuro in cui essere conservate, e sarà chiara a tutti anche la loro organizzazione. 

L’invio dei documenti, poi, diventa immediato. La tecnologia Divinator™permette di caricare un blocco di documenti in un colpo solo. Le informazioni sono lette in modo automatico, e se nel documento è presente il codice fiscale del dipendente, l’app suggerirà direttamente il destinatario. 

In questo modo, ad esempio, si possono inviare le buste paga senza errori e sprechi di tempo. Queste potranno anche essere lette con la funzione preview per sapere direttamente la paga mensile, lorda e netta.

Ad ogni invio il dipendente riceverà una notifica push, e potrà confermare la lettura. 

Cosa cerchi di più? Fluida è un alleato prezioso per migliorare la gestione del personale della tua azienda.

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Il curriculum vitae è un documento indispensabile durante la ricerca del lavoro, per presentarsi e farsi selezionare. Scopriamo come redigerlo al meglio.

In questo articolo sarà spiegato qual è lo scopo e l’importanza del curriculum vitae, e saranno indicati utili suggerimenti per un CV che non passi inosservato. 

Cos’è un CV e cosa contiene? 

La sigla CV indica l’abbreviazione delle parole latine curriculum vitae, vale a dire il “corso della vita”.

Si tratta di un documento utilizzato in vari contesti, sia lavorativi che istituzionali, volto a descrivere in maniera schematica la persona, la sua educazione scolastica e/o altri percorsi formativi, e le sue esperienze professionali. 

Il curriculum serve a raggruppare tutte le conoscenze e le competenze dell’individuo, nonché le hard skills e le soft skills. Qual è la differenza? 

Le hard skills sono competenze tecniche relative ad un determinato settore. Ad esempio, durante un percorso di studi si acquisiscono saperi specifici nelle materie prese in esame.

Le soft skills, invece, riguardano le competenze trasversali, che possono cioè essere applicate in qualsiasi luogo, momento o situazione. Sono competenze che risultano dal nostro modo di pensare e di agire.

Tra le principali soft skills possiamo elencare:

• capacità di relazionarsi con gli altri

• capacità di lavorare in team

• gestione della pressione

• organizzazione, flessibilità e problem solving

• saper comunicare efficacemente

• saper sviluppare un pensiero critico e creativo

• empatia e dedizione

Tutti i suddetti elementi sono esattamente i contenuti che devono essere inseriti all’interno del CV. Ma come scriverlo in maniera efficace? 

Come scrivere un buon curriculum vitae

Per scrivere un curriculum efficientemente, mettendo in chiaro tutte le proprie caratteristiche e punti di forza, è necessario seguire alcuni piccoli accorgimenti per la costruzione di un proprio modello.

Ecco le 4 caratteristiche di un perfetto CV:

1. Rapidità di lettura

I selezionatori ricevono generalmente tantissime candidature per una posizione. Basta fare un giro su LinkedIn per notare come a volte ci siano anche 100+ candidati. 

È importante che il CV sia veloce da leggere e che contenga le informazioni necessarie, e che esse siano inserite su una sola pagina. Che tu sia alle prime armi, o che tu abbia una lunga esperienza, una sola pagina aiuterà il recruiter a visualizzare al meglio il tuo curriculum e a ricordarlo. 

2. Informazioni concise 

Un buon curriculum deve contenere una breve descrizione di sé stessi e della propria figura professionale, ma saranno sufficienti appena 3-4 righe per essere sicuri che vengano lette.

Per quanto riguarda le esperienze professionali, anziché delineare precisamente le mansioni svolte, bisogna concentrarsi su come il ruolo abbia arricchito e formato la propria persona. Ad esempio, il ruolo di addetto vendite potrebbe aver accresciuto le abilità comunicative e gestionali. Proprio queste, saranno le soft skills più apprezzate dalle aziende, e saranno applicabili anche ad un ruolo diverso.

3. Estetica attrattiva

Il CV deve attirare l’attenzione e la curiosità del selezionatore. 

È necessario curare la grafica, facendo uso di colori che rispecchino la propria personalità, o che si avvicinino ai colori aziendali. L’aggiunta di foto identificativa è una scelta soggettiva, ma è consigliabile per un CV maggiormente d’effetto, a patto che sia professionale, simile ad una comune fototessera. 

4. Interattività

Un perfetto CV deve spingere il selezionare ad approfondire la descrizione acquisita in forma scritta, attraverso chiamata o colloquio conoscitivo. 

Un consiglio utile è quello di puntare su una buona call to action, vale a dire spingere il recruiter all’azione. Per far ciò si potranno aggiungere frasi come: “Per maggior informazioni sulle mie capacità non le resta che chiamarmi al numero XXX e gliele racconterò” 

Ora che è chiaro il modo in cui articolare un curriculum vitae, non ci resta che analizzare perché è così importante scriverlo al meglio. 

Perché è indispensabile un buon CV

L’invio del CV costituisce il primo step per candidarsi ad una posizione, sia lavorativa che non. Ma basta davvero poco per perdere l’occasione di essere scelti. 

Un responsabile HR, infatti, impiega circa 50 secondi per lo “screening” di un curriculum. Per screening si intende lettura delle informazioni, ed eliminazione di tutti i profili non adatti alla posizione.

È fondamentale dunque che il CV sia redatto in modo funzionale per due motivi:

• il proprio valore deve emergere in maniera chiara e concisa, facendo capire al selezionatore di essere la persona giusta

• il proprio curriculum deve spiccare tra i tanti CV ricevuti per una candidatura

Bisogna inoltre sottolineare l’importanza della professionalità del CV, poiché si tratta di un documento che viene archiviato in azienda, e sarà sempre consultabile per identificare i dipendenti, e per eventuali riassetti dell’organizzazione aziendale. 

A tal proposito, il software HR Fluida ha creato un sistema per archiviare efficacemente tutti i Curriculum vitae dei lavoratori.

L’aiuto di Fluida Europe

Vuoi archiviare i CV del tuo personale e poterli reperire ogni volta che ne hai bisogno senza spendere tempo prezioso per cercarli in mezzo ai vari documenti? Fluida è la soluzione che fa per te

Tra le sue molteplici funzionalità, ritroverai quella dei Documenti: uno spazio che ti permette di organizzare ed archiviare in maniera digitale, per ogni dipendente, tutti i documenti necessari, divisi per categorie: CV, documenti d’identità, contratti, compensi, corsi, o documenti vari. 

Ogni documento può essere inviato al dipendente che riceverà una notifica push, e sarà possibile anche richiedere la conferma di lettura di quelli più importanti. 
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Le buste paga dei dipendenti devono essere stilate, inviate al personale, ed archiviate per poterle consultare. Come gestire queste operazioni? 

In questo articolo verrà spiegato com’è redatto il documento busta paga. Sarà indicata la figura che svolge questo ruolo, le due principali modalità di gestione, e infine, uno strumento che ti permette di gestirla al meglio.

Busta paga: cos’è, dati e voci

La busta paga è un documento contabile, che contiene i dati identificativi del datore e del lavoratore, e tutti gli elementi relativi al rapporto di lavoro, in particolare quelli che determinano la netta retribuzione.

La normativa vigente non prevede un modello unico per la redazione della busta paga, ma le voci inserite nel documento sono disposte generalmente seguendo quest’ ordine:

• Intestazione

Spazio in cui sono esposte le informazioni identificative del datore come: la ragione sociale, il codice fiscale, l’indirizzo aziendale o il centro presso cui il lavoratore svolge il proprio servizio, insieme a posizioni assicurative e previdenziali. E le informazioni identificative del lavoratore, come: dati anagrafici, data di assunzione, qualifica e mansione, orario di lavoro. 

• Corpo

Spazio dove viene inserito l’importo che spetta al lavoratore, in relazione alla quantità della prestazione resa, tenendo conto dei giorni, delle ore, e degli extra (un turno straordinario, festivo o notturno). 

Si considerano inoltre, festività, ferie, permessi, congedi ed assenze retribuite, e gli eventi tutelati dagli Istituiti previdenziali assicurativi (malattia, congedi parentali o infortuni). 

Nel corpo vengono riportati eventualmente assegni per il nucleo familiare, idennità legate alla trasferta, o benefit concessi al dipendente, ed altre possibili voci retributive legate ad ogni specifico CCNL e mansione.

• Dati previdenziali 

Spazio per l’imponibile previdenziale e totale dei contributi.

• Dati fiscali

Spazio per l’imponibile fiscale, l’imposta IRPEF netta e lorda, trattenute e addizionali IRPEF.

• TFR

La quota trattenuta per il trattamento di fine rapporto.

• Retribuzione netta 

Infine, anche se spesso è il dato su cui l’occhio cade prima, la cifra che spetta, dopo un mese di lavoro.

Analizziamo ora da chi e come può essere gestita la busta paga!

Busta paga: gestione manuale vs digitale

La figura professionale più diffusa che si occupa dell’elaborazione della busta paga è il consulente del lavoro, ma tale compito può essere svolto anche da avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali.

La busta paga, viene generalmente redatta attraverso fogli di calcolo, come quelli proposti dal programma Excel, che permette di inserire in maniera schematica e pulita tutte le voci sopraelencate, e garantisce precisione matematica.

Una volta stilati, i documenti andranno inviati al personale ed archiviati. Questa operazione può essere svolta in due modi:

• Metodo manuale

Con questo sistema ogni busta paga deve essere stampata ed inviata al personale interessato, oppure inviata attraverso email o PEC. Si tratta di un metodo tradizionale, e conosciuto da tutti, tuttavia risulta antiquato se pensiamo ai costi di stampa, agli errori legati all’invio, o peggio, alla possibile perdita per disordine o negligenza!

• Metodo digitale

La tecnologia è subentrata nel mondo delle risorse umane per migliorare la burocrazia aziendale, e a tal proposito sono nati i software HR, delle piattaforme che consentono di rendere il documento digitale, azzerare costi e sprechi carta, inviarlo rapidamente ai dipendenti, ed archiviarlo in modo sicuro!

Sei curioso di provare una piattaforma che ti garantisca una perfetta gestione delle buste paga dei tuoi dipendenti?

Fluida: lo strumento vincente per archiviare i cedolini

Fluida è un software HR mobile nato per semplificare la relazione tra lavoratore ed azienda. 

Tra le sue uniche e molteplici funzionalità ritroverai la sezione Documenti, uno spazio che ti consente di avere una cartella per ogni dipendente dove caricare e archiviare le buste paga digitali e tutti gli altri importanti documenti suddividendoli per categoria. 

Ad esempio: 

Cartella di Mario Rossi

• compensi

• contratti

• CV

• documenti di identità

• documenti vari

Nella categoria compensi ritroverai i cedolini paga, ed è possibile consultarli anche senza scaricarli: con la funzione preview infatti si può vedere in un attimo l’ammontare lordo e netto dello stipendio mensile.

Grazie a Fluida, tutti saranno sempre aggiornati. Il personale, infatti, riceve una notifica ogni volta che c’è un nuovo documento in modo da trovarlo velocemente ed essere certi della visione.

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Il trattamento di fine rapporto è una quota di denaro erogata al dipendente al termine della relazione di lavoro. 

In questo articolo verrà chiarito cos’è il TFR, come viene calcolato e tassato, e cosa succede in casi specifici di necessità di anticipo, e in situazione di sospensione o riduzione dell’attività lavorativa. 

Trattamento di fine rapporto: cos’è e come si calcola 

Il trattamento di fine rapporto, spesso indicato con la sua sigla TFR, o con il termine “liquidazione”, è stato introdotto in Italia nel 1927. Si tratta di un’indennità proporzionata al periodo di servizio lavorativo svolto, che il datore di lavoro deve fornire al proprio dipendente al momento della cessazione del rapporto lavorativo.

Essendo una somma accumulata negli anni, il trattamento di fine rapporto non è presente nella Dichiarazione dei Redditi, ma è sottoposto ad una tassazione separata. 

Per quanto riguarda la contabilità, il TFR si calcola seguendo una semplice formula, vale a dire la divisione tra la retribuzione annuale lorda e il coefficiente 13,5. Si tratta di un valore convenzionale, utilizzato sia per i lavoratori che percepiscono tredici mensilità che quattordici. 

Dunque, un esempio pratico è: 30.000 (stipendio annuale lordo) : 13,5 = 2.222 €

2.222 € corrisponde esattamente alla parte di liquidazione che spetta al lavoratore così retribuito, in un anno lavorativo. Da questa cifra deve essere poi sottratta una ritenuta per l’Inps, pari a 0,5%, calcolata sull’imponibile contributivo. Questa quota va a costituire il Fondo di Garanzia dell’INPS, previso dalla legge italiana per tutelare i lavoratori, e assicurare loro la liquidazione anche in caso di fallimento dell’azienda.

Il TFR subisce rivalutazioni ogni anno per legge. La rivalutazione è pari all’ 1,5% più il 75% dell’inflazione rilevata dall’ISTAT per l’anno in questione. Il tasso di inflazione viene ufficializzato da un decreto del Presidente del Consiglio durante il mese di ottobre. 

Il trattamento di fine rapporto non può essere erogato mensilmente, ma vi è la possibilità di chiedere un anticipo. Vediamo come.

TFR anticipato: come fare per ottenerlo

Per i lavoratori del settore privato vi è la possibilità di chiedere l’anticipo del TFR, prima della chiusura di un rapporto lavorativo. Vi sono, tuttavia, delle regole dettate da vari articoli legislativi:

1. il dipendente deve lavorare in azienda almeno da 8 anni, senza alcuna possibilità di deroga

2. la somma totale che può essere anticipata non è totale, bensì pari al 70% di quella maturata

3. non è possibile chiedere l’anticipo della quota senza motivazione. Le ragioni devono essere importanti e ben comprovate, come spese medico sanitarie, acquisto di una casa di proprietà o ristrutturazione necessaria della propria abitazione, spese legate al congedo parentale o alla partecipazione ad attività formative per il lavoratore.

Il dipendente del settore privato che vorrà ottenere la propria quota, dovrà rivolgersi direttamente al proprio datore di lavoro che gli chiederà tutta la documentazione necessaria per verificare gli effettivi motivi per cui viene fatta richiesta. 

Il datore di lavoro potrà scegliere di accettarla o meno, e sottoscriverà la sua decisione attraverso una dichiarazione scritta. 

Cosa succede invece nei casi in cui il dipendente non può lavorare?

TFR e cassa integrazione: come funziona

La Cassa Integrazione è un ammortizzatore sociale pari all’80% dello stipendio, che il lavoratore riceve nei casi in cui l’azienda è costretta o sospendere o ridurre l’attività lavorativa del proprio dipendente, per varie ragioni, come una crisi aziendale, o la crisi sanitaria che ci ha colpito negli ultimi anni a causa dell’epidemia Covid-19.

La domanda più frequente in questi casi riguarda la maturazione del TFR. È bene sapere che nel caso di un periodo in cassa integrazione, la quota relativa al trattamento di fine rapporto continua ad essere maturata regolarmente dal dipendente, come in caso di normale svolgimento del rapporto di lavoro. 

Il datore di lavoro, dunque, dovrà continuare ad accantonare la cifra TFR di ogni dipendente, anche nei periodi di fruizione degli ammortizzatori sociali.
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La scheda valutazione del personale è uno strumento necessario per allineare gli obiettivi dell’azienda e quelli dei dipendenti.

In questo articolo verrà spiegato cosa si intende per scheda valutazione del personale, analizzando la sua struttura, i vantaggi e le finalità. 

Scheda valutazione del personale: cos’è e a cosa serve

La scheda valutazione del personale è un documento utile per avere un quadro ben definito riguardo lo sviluppo e la crescita dei dipendenti.

Il documento è elaborato in diversi modi a seconda dei casi d’uso: può essere utilizzato sia per la valutazione del personale già presente nell’organico, sia per l’osservazione dei candidati in fase di colloquio.

La redazione, invece, può essere fatta da un responsabile delle risorse umane, da un collaboratore esterno, come un business coach o uno psicologo, o anche dal dipendente stesso, al quale sarà chiesto di autovalutarsi.

Infine, la scheda, può avere sia un formato cartaceo che un formato digitale. 

La scheda di valutazione del personale permette di analizzare i seguenti criteri:

• Competenze del dipendente

Attraverso una scheda di valutazione è possibile esaminare le competenze dei lavoratori, dette in inglese “skills”. Le hard skills sono le competenze tecniche possedute in seguito ad un percorso formativo; quelle soft, conosciute anche come competenze trasversali, riguardano le caratteristiche intrinseche di una persona, come la sua abilità nel comunicare, organizzare, gestire le relazioni interpersonali con gli altri lavoratori. 

• Conoscenze del dipendente

La scheda valutazione permette di mettere nero su bianco tutte le conoscenze dell’impiegato, chiarendo così i suoi punti di forza, e gli eventuali punti deboli sui quali lavorare con iniziative di miglioramento, come percorsi di formazione, affiancamenti o stage, partecipazione a gruppi di progetto.

• Motivazione del dipendente

Con un documento come la scheda è possibile tenere traccia delle motivazioni professionali del lavoratore, riportando le sue considerazioni sulla posizione ricoperta, l’impegno profuso, il livello di soddisfazione, e le sue aspirazioni future.

Si tratta dunque di uno strumento essenziale per la valutazione del personale aziendale, delle prestazioni e degli obiettivi. L’analisi di questi elementi presenta considerevoli vantaggi per l’impresa.

I vantaggi della scheda valutazione  

La scheda di valutazione è un documento delicato: il suo obiettivo deve essere sempre quello di osservare le risorse, senza giudicarle o farle sentire sotto pressione. Intesa in questo modo, la scheda presenta numerosi vantaggi:

1. permette alla comunità aziendale di essere sempre aggiornata sulla visione dell’organizzazione, sulle mansioni da svolgere e le competenze da sviluppare per farlo al meglio.

2. consente a manager e datori di visionare il livello di soddisfazione dei dipendenti.

3. offre la possibilità di considerare se gli obiettivi aziendali sono in linea con gli obiettivi personali dei lavoratori.

4. è uno strumento utile per avere una valutazione complessiva del dipendente, per definire le successive strategie di business per la crescita dell’impresa, come percorsi di formazione per potenziare le competenze e conoscenze dell’organico. 

Si tratta quindi di uno strumento che tutte le imprese, siano esse di piccole o grandi dimensioni, devono pensare di adottare per migliorare l’intera organizzazione.

Come scrivere una scheda di valutazione personale 

Le schede di valutazione possono essere acquistate da aziende che si occupano della redazione di tali documenti, o possono essere elaborate internamente, di solito dall’aria HR. 

I principali dati che il documento deve contenere sono:

• Informazioni generali del dipendente, come nome e cognome, inquadramento, posizione, sede di lavoro in cui opera. Devono essere ben visibili sulla prima pagina per un documento ordinato e comprensibile.

• Data di valutazione attuale, ed eventuale data di ultima valutazione servono a tenere traccia dell’andamento del lavoratore.

• Obiettivi del periodo di valutazione, per descrivere i risultati raggiunti, allegando i commenti necessari.

• Competenze e conoscenze da voler analizzare.

• Iniziative di miglioramento per potenziare la risorsa.

• Spazio dedicato alle motivazioni professionali.

• Un’ultima sezione dedicata alla valutazione complessiva del valutato. Può essere presente anche un punteggio di prestazione, che aiuta a visionare in maniera rapida l’intero documento, senza necessità di leggerlo in tutte le sue parti. 

La compilazione di una scheda che presenta tutti i punti elencati può richiedere tempo. Tuttavia, è importante ricordare che il successo di un’azienda dipendente notevolmente dalla qualità del personale che si impegna per essa, ed è dunque necessario valorizzarlo al meglio.

Vuoi conservare in maniera ordinata tutte le schede di valutazione dei tuoi dipendenti? Scopri Fluida.

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Il contratto di apprendistato è un’ottima strategia di assunzione per inserire e formare risorse di valore in azienda.

In questo articolo verrà chiarito cosa si intende per contratto di apprendistato, quali sono le caratteristiche e i vantaggi che definiscono tale tipologia, e le differenze con lo stage.

Contratto di apprendistato: cos’è e come funziona

Il contratto di apprendistato, come definisce il Decreto Legislativo 81 del 2015, è un contratto di lavoro subordinato, a tempo indeterminato e finalizzato alla formazione e all’occupazione giovanile.

Con questa tipologia di contratto, il neoassunto entra a far parte dell’organico con il ruolo di apprendista e continua la carriera come dipendente a tempo indeterminato, costituendo per l’azienda una risorsa professionale e qualificata. 

A seconda dell’età e degli scopi per cui l’azienda e l’apprendista sottoscrivono l’apprendistato, ci sono tre tipi diversi di accordi:

• Apprendistato per la qualifica e il diploma professionale. Si può accedere a tale apprendistato in età compresa tra i 15 e i 25 anni, per conseguire la qualifica, il diploma professionale, il diploma di istruzione secondaria, o il certificato di specializzazione tecnica superiore.

• Apprendistato professionalizzante. In età compresa tra i 18 e 29 anni vi si può accedere per imparare una professione, oppure ottenere una qualifica professionale.

• Apprendistato di alta formazione e ricerca. Tra i 18 e i 29 anni, questo tipo di apprendistato serve ad ottenere titoli di studio universitari e di alta formazione, per svolgere attività di ricerca e di praticantato, per cominciare una professione ordinistica. 

A seconda del tipo di contratto cambiano poi le caratteristiche dell’apprendista, la regolamentazione, e la durata del contratto. 

In realtà, a partire dal 1° gennaio 2022, è stata offerta la possibilità alle aziende di assumere personale in apprendistato anche se non rispetta i parametri di età, nei casi particolari di integrazione salariale, indennità di mobilità, disoccupazione. L’obiettivo di questa novità è quello di dare una possibilità anche a coloro in maggior difficoltà di entrare nel mondo del lavoro.

Contratto di apprendistato: vantaggi per azienda e lavoratori 

Una domanda interessante che può sorgere su questa tematica è: perché conviene sottoscrivere il contratto di apprendistato? Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, risponde indicando tutti i suoi vantaggi. Per quanto riguarda quelli fiscali ricordiamo: 

• Il contratto di apprendistato permette di dare una retribuzione fino a due livelli inferiori rispetto al CCNL di riferimento.

• Il sistema contributivo presenta agevolazioni per tutto l’anno successivo al passaggio da apprendista a dipendente subordinato.

• Per i primi tre anni di contratto di apprendistato per la qualifica e il diploma professionale, vi è lo sgravio totale dei contributi.

Tra i vantaggi pratici invece elenchiamo:

• La possibilità di trasformare un lavoratore giovane in un professionista qualificato, che potrà produrre valore e apportare successo all’azienda.

• L’opportunità di avere una risorsa che ha vissuto la fase di apprendistato, e potrà aiutare le figure junior introdotte nell’organico a sviluppare le proprie competenze, durante la loro formazione. 

Per i lavoratori, infine, questa tipologia di contratto costituisce l’occasione di fare esperienza attraverso un collegamento diretto con l’azienda, iniziare una carriera all’insegna della formazione, potenziando il bagaglio di competenze utili allo svolgimento del proprio ruolo. 

Un’ulteriore domanda frequente intorno al tema è: qual è la differenza tra apprendistato e stage?

Contratto di apprendistato e differenze con lo stage 

Apprendistato e stage vengono spesso, erroneamente, utilizzati come sinonimi. In realtà hanno in comune soltanto la presenza del tutor, che guida il neoassunto all’interno dell’ambiente lavorativo, supportando la sua formazione.

Ma differiscono sotto il punto di vista:

• Burocratico. L’apprendistato è regolato da un vero e proprio contratto, mentre lo stage presuppone solamente un accordo scritto tra le parti.

• Retributivo. Lo stipendio dell’apprendista è in linea con la paga del settore e della mansione di riferimento. Per lo stagista invece, è previsto un rimborso spese. 

• Temporale. L’apprendistato ha una durata più lunga dello stage, solitamente dura qualche anno perché ha lo scopo di formare completamente la risorsa; mentre lo stage può durare diversi mesi con l’obiettivo di far apprendere nozioni e metodi pratici per svolgere un lavoro. 

Scegliere tra l’una e l’altra tipologia di contratto dipende dalle esigenze dell’azienda. In entrambi i casi è importante analizzare qual è la strategia di assunzione più giusta da adottare per investire su un organico di qualità. Ricorda sempre che i dipendenti hanno un ruolo determinante sul successo dell’impresa.

Se vuoi migliorare la relazione tra azienda e lavoratori, è ora di provare un software mobile come Fluida per la gestione del personale. 

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La gestione documentale è un’operazione aziendale essenziale. Desideri uno spazio dove inserire e archiviare documenti facilmente? 

In questo articolo verrà trattata la documentazione del personale, con i 5 vantaggi dell’adozione di un software HR per gestire al meglio l’operazione.

Cosa si intende per gestione documentale?

I documenti aziendali sono testi di diversa natura: amministrativa-contabile, giuridica, commerciale. Contengono una serie di dati sensibili relativi al lavoro, ai dipendenti, alle loro prestazioni, alle retribuzioni, e altro ancora.  

L’amministrazione di tali documenti è composta da tre step: creazione, gestione e archiviazione. Questo processo richiede una grande responsabilità, ma l’efficienza del ruolo può essere messa a rischio da diversi fattori, come: 

• Lo smartworking. Il lavoro a distanza può aver reso più complesso il rapporto tra dipendenti e responsabili delle risorse umane, e anche la gestione dei documenti ne ha risentito. Nelle aziende che non hanno adottato sistemi digitali, è diventato difficile rilasciare, firmare, consultare all’occorrenza i testi.

• Il formato cartaceo. I documenti cartacei occupano molto spazio di archiviazione. Perderli è più facile, accade spesso che vengano duplicati, e che sia necessario ulteriore tempo di creazione, o tempo di ricerca. 

• Il formato digitale. I documenti conservati in file World o Excel dal proprio computer professionale, richiedono di essere ordinati in modo certosino. Può accadere che si dimentichi il nome di file, o che venga eliminato per distrazione. 

Tutte queste problematiche, possono essere risolte facilmente quando è posta la giusta attenzione alla corretta gestione documentale.

Come gestire i documenti grazie ad un software HR

La gestione documentale non è solo un bisogno aziendale. Si tratta di un vero e proprio obbligo di legge, regolato da diversi articoli del Codice Civile. Ogni documento deve restare integro e inalterato nel tempo; necessita di essere correttamente creato, protetto e conservato. 

Per far ciò la miglior soluzione è digitalizzare il processo, vale a dire adottare un software, un’app, che consente di svolgere tutta l’operazione attraverso il proprio apparecchio elettronico. 

Ecco i principali vantaggi di questo sistema:

1)Riduzione della carta stampata. Utilizzare un software aiuta a ridurre lo spreco di carta e a rendere l’impresa più ecofriendly. Nella nostra epoca, questo valore etico sta assumendo sempre più rilevanza tra le Responsabilità Sociali di Impresa. 

2)Accesso rapido ai documenti. Grazie ad un’app è possibile accedere facilmente ai documenti, in qualsiasi luogo. Che tu sia a casa o in ufficio potrai consultare comodamente le informazioni di cui hai bisogno!

3)Riservatezza delle informazioni. I dati sensibili presenti sui documenti aziendali devono essere riservati per rispettare il diritto alla privacy del dipendente. Garantire questo diritto è più facile quando i documenti si trovano su un software anziché su fogli reperibili in ufficio!

4)Inalterabilità dei documenti. La vulnerabilità di fogli o file sul computer è meno efficiente rispetto ad un’app, che conserva i documenti in modo inalterato e consente sempre di recuperarli.

5)Riduzione delle tempistiche e dei costi di gestione. Salutare carta, cartelle, scaffali ed avere tutti i documenti di cui si ha bisogno concentrati in un unico posto permette sicuramente di risparmiare tempo e denaro prezioso!

Per concludere, un software è la soluzione migliore per centralizzare, organizzare, archiviare tutti i documenti della tua azienda, e ottimizzare il processo di gestione in totale sicurezza. I documenti digitali costituiscono la chiave di accesso al mondo del lavoro in modalità smart.

La gestione documentale di Fluida HR Suite

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Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai funzione Documenti, che ti permetterà di inviare ed archiviare tutta la documentazione del personale in modo semplice e trasparente. 

Grazie a Fluida, sarà possibile dimenticare pile di fogli sulla scrivania, e suddividere tutto in cartelle, una per ciascun dipendente, da consultare e visionare comodamente dal proprio smartphone.

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