INFORMATIVA sul trattamento dei dati personali
Articoli 12 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
PREMESSA
Nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR) forniamo, nel seguito, le informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato, in relazione ai rapporti con il Titolare del trattamento.
Il Titolare del trattamento ha sviluppato una piattaforma software dedicata all'offerta di servizi online di gestione del personale aziendale (la "Piattaforma"). Attraverso la Piattaforma, i Clienti hanno la possibilità di gestire le assenze del personale, rilevarne la presenza anche da remoto e gestire l'attività dei propri collaboratori esterni.
Il Cliente potrà utilizzare la Piattaforma solo a seguito della preventiva registrazione e la creazione da parte del proprio rappresentante di un account. Dopo questo primo passaggio, il rappresentante designato dal Cliente procederà alla creazione di un Profilo Aziendale. In seguito, il personale del Cliente riceverà un invito per la registrazione alla Piattaforma per la creazione di una propria utenza collegata al Profilo Aziendale.
L'informativa è resa ai sensi dell'art. 13 GDPR.
1. IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO
Fluida opererà come Titolare del trattamento per la gestione dei dati relativi alla registrazione alla Piattaforma. Con riferimento Fluida opererà come Responsabile del trattamento per la gestione dei dati dell'account collegato al Profilo Aziendale.
Fluida Europe Srl può essere contattata ai seguenti recapiti: via Carlo Imbonati 18, 20159 Milano (MI) - email: info@fluida.io.
2. DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DATI (DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati è il dott. Mario Brocca, tel 0371/5943191, email dpo@zucchetti.it, pec dpogruppozucchetti@gruppozucchetti.it.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
a) Registrazione di una utenza di accesso alla Piattaforma
Necessaria per la creazione di un Profilo Aziendale e per l'interazione con la Piattaforma.
Tipologia di dati trattati: Dati anagrafici, dati di contatto (email, indirizzo, telefono) del rappresentante del Cliente.
Base giuridica: Esecuzione di un contratto di cui il Cliente è parte o misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; adempimenti di obblighi legali. art. 6 co. 1 lett. b) e c) GDPR.
Periodo di conservazione: Per il tempo necessario per adempiere alle finalità e comunque per 10 anni dal termine della relazione contrattuale con il Cliente.
b) Marketing diretto
Invio di newsletter, comunicazioni commerciali, e/o materiale pubblicitario su prodotti e servizi offerti da Fluida, per la rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi e per analisi statistiche su dati aggregati.
Tipologia di dati trattati: Dati anagrafici, dati di contatto (email, indirizzo, telefono) del rappresentante del Cliente.
Base giuridica: Consenso (richiesto con contratto o con richiesta specifica); (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento). Art. 6 co. 1 lett. a) GDPR.
Periodo di conservazione: Per il tempo necessario per adempiere alle finalità e comunque per 24 mesi dalla data di raccolta del dato.
c) Rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi e per analisi statistiche
Tipologia di dati trattati: Dati anagrafici, dati di contatto (email, indirizzo, telefono) del rappresentante del Cliente.
Base giuridica: Legittimo interesse.
Periodo di conservazione: Per il tempo necessario per adempiere alle finalità e comunque per 24 mesi dalla data di raccolta del dato.
4. OBBLIGATORIETA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
L’interessato deve fornire al Titolare del trattamento i dati necessari per lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.
I dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale sono qualificati e considerati supplementari e il loro conferimento da parte dell’interessato, se richiesto, è facoltativo e vincolato al consenso. Il consenso fornito potrà essere revocato dall’interessato in qualsiasi momento scrivendo una email all’indirizzo: info@fluida.io. Tale revoca non pregiudicherà in alcun modo la liceità del trattamento basata sui consensi conferiti prima della revoca.
5. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
I dati personali saranno registrati, trattati e conservati presso gli archivi del Titolare del trattamento, cartacei ed elettronici, in ottemperanza alle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32 del GDPR. Il trattamento dei dati personali dell’interessato può consistere in qualunque operazione o insieme di operazioni tra quelle indicate all' art. 4, comma 1, punto 2 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna del Titolare del trattamento e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
I dati personali dell’interessato potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali del Titolare del trattamento deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate. Tali dipendenti sono stati espressamente autorizzati al trattamento e hanno ricevuto adeguate istruzioni operative ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 GDPR.
6. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali dell’interessato possono essere comunicati e trattati da soggetti esterni operanti in qualità di titolari autonomi ai sensi degli artt. 4 e 24 GDPR quali, a titolo esemplificativo, autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i dati e/o a soggetti operanti in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR), quali a titolo esemplificativo società di consulenza e/o studi professionali e/o professionisti, ad esempio legali, fiscali e compagnie di assicurazioni.
In particolare, i dati dell’interessato potranno essere comunicati a società stabilite all’interno dell’Unione Europea che svolgono per conto del Titolare del trattamento, in qualità di Responsabili del trattamento, compiti di natura tecnica ed organizzativa quali la gestione dei servizi correlati alla Piattaforma, servizi di hosting (anche in cloud), gestione e manutenzione tecnica del sito e della app, servizi di invio newsletter, servizi professionali.
L’elenco di tali società è costantemente aggiornato ed è disponibile su richiesta inviando una comunicazione al titolare del trattamento all’indirizzo email info@fluida.io.
7. TRASFERIMENTO DATI IN PAESI EXTRA-UE
I dati forniti dell'interessato saranno trattati solo in Paesi siti all'interno dell'Unione Europea. Qualora i dati personali dell'interessato siano trattati in uno stato non appartenente all'UE, saranno garantiti i diritti attribuiti a quest'ultimo dalla normativa comunitaria e verrà data tempestiva comunicazione all'interessato.
8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi degli artt. 15 e ss GDPR, l’interessato potrà esercitare i seguenti diritti:
accesso: conferma o meno che sia in corso un trattamento dei dati personali dell’interessato e diritto di accesso agli stessi; non è possibile rispondere a richieste manifestamente infondate, eccessive o ripetitive;
rettifica: correggere/ottenere la correzione dei dati personali se errati o obsoleti e di completarli, se incompleti;
cancellazione/oblio: ottenere, in alcuni casi, la cancellazione dei dati personali forniti; questo non è un diritto assoluto, in quanto il Titolare del trattamento potrebbe avere motivi legittimi o legali per conservarli;
limitazione: i dati saranno archiviati, ma non potranno essere né trattati, né elaborati ulteriormente, nei casi previsti dalla normativa;
portabilità: spostare, copiare o trasferire i dati dai database del Titolare del trattamento a terzi. Questo vale solo per i dati forniti dall’interessato per l’esecuzione di un contratto o per i quali è stato fornito consenso e espresso e il trattamento viene eseguito con mezzi automatizzati;
opposizione al marketing diretto;
revoca del consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul consenso.
Ai sensi dell'art. 2-undicies del D.Lgs.196/2003 l'esercizio dei diritti dell'interessato può essere ritardato, limitato o escluso, con comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che la comuincazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato, al fine di salvaguardare gli interessi di cui al comma 1, lettere a) (interessi tutelati in materia di riciclaggio), e) (allo svolgimento delle investigazioni difensive o all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria) ed f) (alla riservatezza dell'identità del dipendente che segnala illeciti di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio). In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 dello stesso Decreto. In tale ipotesi, il Garante informerà l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame nonché della facoltà dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
Si precisa, inoltre, che - prima dell’evasione delle richieste – il Titolare del trattamento potrà effettuare un accertamento dell’identità dell’interessato identità, per valutare la legittimità della richiesta ricevuta.
Per esercitare tali diritti l’interessato potrà rivolgersi al Titolare del trattamento all'indirizzo info@fluida.io oppure inviando una missiva a Fluida Europe srl, Via Carlo Imbonati 18 - 20159 Milano.
Il Titolare del trattamento risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta formale inviata dall’interessato.
Ricordiamo che in caso di violazione dei dati personali dell’interessato, quest’ultimo potrà proporre un reclamo all’autorità competente: “Garante per la protezione dei dati personali”.