Gestione documenti aziendali: come distribuirli, archiviarli e trovarli quando servono

La dematerializzazione trasforma i documenti cartacei in documenti digitali, e migliora la gestione documentale in azienda. 

In questo articolo sarà spiegato il processo di dematerializzazione dei documenti, passando in rassegna i vantaggi e i modi per metterlo in pratica. 

Cosa si intende per dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione dei documenti è un processo che permette di convertire un documento cartaceo in un documento digitale. 

Dematerializzare indica proprio l’idea di eliminare la materia fisica e tangibile del documento, ovvero la carta. Il formato digitale prevede che i documenti siano direttamente disponibili e reperibili su qualsiasi dispositivo elettronico, dai computer agli smartphone.

Tale processo, negli ultimi anni, sta prendendo sempre più spazio all’interno delle aziende, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione. Così, si inserisce a pieno nel grande fenomeno della trasformazione digitale che tocca il mondo del lavoro.

In effetti, la conversione dei documenti cartacei in documenti digitali presenta numerosi vantaggi. Analizziamo quindi nel dettaglio i motivi per cui metterla in pratica.

Perché dematerializzare i documenti?

Negli ultimi decenni la tecnologia è entrata a poco a poco nella nostra vita quotidiana, semplificandola e migliorandola significativamente. 

Una serie di azioni che prima svolgevamo manualmente, talvolta con difficoltà, sono diventate più fluide ed immediate grazie allo sviluppo dei sistemi digitali. 

Anche la dematerializzazione rientra tra quei processi che sono nati per ottimizzare l’uso quotidiano e lavorativo dei documenti.

I suoi principali vantaggi riguardano:

• Riduzione della carta

Il formato digitale permette di ridurre il grande consumo di carta, che comporta sia benefici economici, eliminando i costi legati alla stampa, sia ambientali, legati allo smaltimento. 

• Eliminazione degli spazi fisici

I documenti digitali permettono di salutare completamente gli spazi necessari all’archiviazione e conservazione dei documenti. Quella stanza d’archivio, o quei numerosi scaffali impolverati, presenti negli uffici meno moderni, potranno essere reinventati ed utilizzati a scopi ancor più utili!

• Incremento della sicurezza

Il documento in formato digitale è molto più sicuro rispetto a quello cartaceo. I motivi sono due: il digitale è indistruttibile rispetto a quello cartaceo che è costantemente esposto a rischi, come il rischio di perdersi, rovinarsi o sporcarsi; il digitale permette di garantire una maggiore privacy delle informazioni contenute nel documento, poiché non è altamente rintracciabile come un cartaceo.

• Velocità di condivisione

A differenza dei documenti cartacei, che necessitano di essere consegnati a mano, i documenti digitali possono essere inviati e condivisi in modo semplice e veloce con tutti gli interessati, attraverso i dispositivi elettronici. Una fattura digitale, ad esempio, può essere inviata comodamente tramite e-mail. 

• Velocità di ricerca

Contrariamente a quanto avviene con i documenti digitali, da ricercare all’interno di cartelline talvolta piene di altri fogli, i documenti digitali possono essere ritrovati velocemente all’interno dell’archivio digitale, che li ordina ed indicizza, ottimizzando così la loro gestione.

Capiamo dunque che gli obiettivi della dematerializzazione sono estremamente vantaggiosi ed utili, soprattutto in un contesto lavorativo dove si fa quotidianamente uso di documenti; e soprattutto in un contesto lavorativo che adotta la modalità smartworking, con dipendenti che lavorano a distanza!

Analizziamo quindi, come si procede verso la dematerializzazione dei documenti.

Come dematerializzare i documenti?

Per comprendere come avviene la dematerializzazione dei documenti bisogna distinguerla dalla digitalizzazione.

La digitalizzazione è un processo che prevede la creazione e la gestione dei documenti direttamente in formato digitale.

La dematerializzazione, invece, è un processo che prevede la conversione del formato del documento, e la sua gestione digitale.

In questo senso, la dematerializzazione può essere intesa come una fase di transizione verso il digitale, che sarà sempre più presente in contesto lavorativo e non.

Per dematerializzare i documenti esistono ad oggi diversi strumenti, come:

• scanner che consentono la conversione del formato;

• software di gestione documentale che permettono la conversione del formato, e presentano anche un archivio digitale volto alla conservazione e rintracciabilità del documento.

Un esempio valido di software per gestione documentale è la funzionalità creata dal software HR Fluida Europe! Scopriamola insieme! 

L’aiuto di Fluida Europe 

Vuoi ottimizzare la gestione dei documenti nella tua azienda? Fluida è lo strumento che fa per te.

Fluida è una piattaforma HR mobile nata per semplificare molteplici operazioni del mondo aziendale.

Tra le sue funzionalità ritroverai Documenti, uno spazio che ti permette di:

• Caricare i documenti in un colpo solo grazie alla tecnologia Divinator che legge ed interpreta le l’immagine.

• Organizzare ed archiviare i documenti in 6 categorie, consultabili dai dipendenti e dall’azienda.

• Inviare i documenti agli interessati, i quali saranno avvisati da notifiche push. È inoltre possibile richiedere la conferma di lettura, in modo da essere sempre aggiornati!

• Consultare i documenti senza doverli scaricare, grazie alla funzione preview.

Dimentica pile di fogli e scaffali, scopri la comodità del digitale grazie a Fluida, ti aspetta una prova gratuita.

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Le informazioni personali del lavoratore devono essere gestite ed organizzate in modo semplice e sicuro dalle risorse umane.

In questo articolo parleremo delle informazioni dei dipendenti e dei metodi di archiviazione, sia quelli tradizionali che quelli innovativi. 

Quali sono i dati personali? 

Ogni dipendente aziendale, che sia veterano o neoarrivato, porta con sé un bagaglio di dati personali.

Per dati personali si intende l’insieme di informazioni che permettono la precisa ed univoca identificazione della persona.

Esempi di dati personali sono:

• nome e cognome

• indirizzo di domicilio

• indirizzo e-mail personale ed aziendale

• numero di telefono mobile, fisso o aziendale

• fotografia del volto 

In una realtà lavorativa tali informazioni sono maneggiate frequentemente dal settore risorse umane, che ha bisogno di conoscere l’identità dei lavoratori per effettuare alcune operazioni, come:

• conservare i curriculum vitae: i dati del lavoratore sono inseriti nei CV, i quali sono archiviati in azienda e possono essere consultati per aggiornamenti.

• gestire le attività del dipendente: le informazioni servono a monitorare l’andamento della risorsa, le sue presenze, assenze, ferie, e anche le sue trasferte e i relativi dettagli inseriti nel documento nota spese.

• organizzare attività di team building: i dati dei dipendenti possono servire a pianificare attività di employer branding per la costruzione di una cultura aziendale ed un clima lavorativo positivo.

• realizzare piani di sviluppo: le informazioni servono a programmare la crescita professionale, acquistando ed organizzando corsi formativi utili allo scopo.

Capiamo bene che il trattamento dei dati personali è abbastanza frequente e per tale ragione bisogna analizzare come gestirlo al meglio.

Come gestire i dati personali in azienda 

Le informazioni personali dei dipendenti sono tradizionalmente gestite attraverso documenti cartacei e fogli di calcolo come Excel.

Si tratta, però, di modalità poco pratiche, che presentano numerosi svantaggi, ad esempio: 

• sprechi di tempo, dovuti al fatto che i dati devono essere riportati minuziosamente ad uno ad uno, ed essere poi conservati all’interno di una cartellina, che potrebbe perdersi nei meandri del computer, diventando più difficile da rintracciare;

• errori manuali, causati dall’attenzione che la trascrizione richiede. Talvolta, basta una piccola svista per commettere uno sbaglio, come una erronea trascrizione, o l’invio a soggetti non interessati, e se questo avviene tramite e-mail è impossibile tornare indietro;

• scarso coinvolgimento del dipendente, il quale non è protagonista della gestione dei suoi dati, ma agisce passivamente; 

• rischio di violare le normative della privacy, la protezione dei dati è diligentemente disciplinata dal nostro Garante della Privacy e da numerosi regolamenti UE, i quali devono essere rispettati per non incorrere in sanzioni. 

Esiste un modo per risolvere tutte queste problematiche, in maniera facile e veloce? Per restare al passo con i tempi, ed ottimizzare l’organizzazione del dati bisogna passare al digitale. 

La tecnologia arriva in soccorso al settore risorse umane con i software HR come Fluida Europe.

Fluida: lo strumento vincente per gestire i documenti 

Vuoi migliorare la gestione delle informazioni di tutto il tuo personale? Ci pensa Fluida.

Fluida è un’app disponibile sul proprio smartphone, le cui funzionalità sono nate per semplificare tutta la burocrazia aziendale.

Una delle funzioni più vantaggiose è Documenti, che ti permette di archiviare ed inviare documenti al personale.

L’archiviazione avviene in modo ordinato, con la suddivisione in 6 comode categorie per ciascun dipendente: compensi, contratti, CV, documenti d’identità, documenti vari. Queste possono essere consultate dall’azienda, e ovviamente anche dal dipendente stesso.

In questo modo tutte le informazioni dei lavoratori avranno un posto sicuro in cui essere conservate, e sarà chiara a tutti anche la loro organizzazione. 

L’invio dei documenti, poi, diventa immediato. La tecnologia Divinator™permette di caricare un blocco di documenti in un colpo solo. Le informazioni sono lette in modo automatico, e se nel documento è presente il codice fiscale del dipendente, l’app suggerirà direttamente il destinatario. 

In questo modo, ad esempio, si possono inviare le buste paga senza errori e sprechi di tempo. Queste potranno anche essere lette con la funzione preview per sapere direttamente la paga mensile, lorda e netta.

Ad ogni invio il dipendente riceverà una notifica push, e potrà confermare la lettura. 

Cosa cerchi di più? Fluida è un alleato prezioso per migliorare la gestione del personale della tua azienda.

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Il curriculum vitae è un documento indispensabile durante la ricerca del lavoro, per presentarsi e farsi selezionare. Scopriamo come redigerlo al meglio.

In questo articolo sarà spiegato qual è lo scopo e l’importanza del curriculum vitae, e saranno indicati utili suggerimenti per un CV che non passi inosservato. 

Cos’è un CV e cosa contiene? 

La sigla CV indica l’abbreviazione delle parole latine curriculum vitae, vale a dire il “corso della vita”.

Si tratta di un documento utilizzato in vari contesti, sia lavorativi che istituzionali, volto a descrivere in maniera schematica la persona, la sua educazione scolastica e/o altri percorsi formativi, e le sue esperienze professionali. 

Il curriculum serve a raggruppare tutte le conoscenze e le competenze dell’individuo, nonché le hard skills e le soft skills. Qual è la differenza? 

Le hard skills sono competenze tecniche relative ad un determinato settore. Ad esempio, durante un percorso di studi si acquisiscono saperi specifici nelle materie prese in esame.

Le soft skills, invece, riguardano le competenze trasversali, che possono cioè essere applicate in qualsiasi luogo, momento o situazione. Sono competenze che risultano dal nostro modo di pensare e di agire.

Tra le principali soft skills possiamo elencare:

• capacità di relazionarsi con gli altri

• capacità di lavorare in team

• gestione della pressione

• organizzazione, flessibilità e problem solving

• saper comunicare efficacemente

• saper sviluppare un pensiero critico e creativo

• empatia e dedizione

Tutti i suddetti elementi sono esattamente i contenuti che devono essere inseriti all’interno del CV. Ma come scriverlo in maniera efficace? 

Come scrivere un buon curriculum vitae

Per scrivere un curriculum efficientemente, mettendo in chiaro tutte le proprie caratteristiche e punti di forza, è necessario seguire alcuni piccoli accorgimenti per la costruzione di un proprio modello.

Ecco le 4 caratteristiche di un perfetto CV:

1. Rapidità di lettura

I selezionatori ricevono generalmente tantissime candidature per una posizione. Basta fare un giro su LinkedIn per notare come a volte ci siano anche 100+ candidati. 

È importante che il CV sia veloce da leggere e che contenga le informazioni necessarie, e che esse siano inserite su una sola pagina. Che tu sia alle prime armi, o che tu abbia una lunga esperienza, una sola pagina aiuterà il recruiter a visualizzare al meglio il tuo curriculum e a ricordarlo. 

2. Informazioni concise 

Un buon curriculum deve contenere una breve descrizione di sé stessi e della propria figura professionale, ma saranno sufficienti appena 3-4 righe per essere sicuri che vengano lette.

Per quanto riguarda le esperienze professionali, anziché delineare precisamente le mansioni svolte, bisogna concentrarsi su come il ruolo abbia arricchito e formato la propria persona. Ad esempio, il ruolo di addetto vendite potrebbe aver accresciuto le abilità comunicative e gestionali. Proprio queste, saranno le soft skills più apprezzate dalle aziende, e saranno applicabili anche ad un ruolo diverso.

3. Estetica attrattiva

Il CV deve attirare l’attenzione e la curiosità del selezionatore. 

È necessario curare la grafica, facendo uso di colori che rispecchino la propria personalità, o che si avvicinino ai colori aziendali. L’aggiunta di foto identificativa è una scelta soggettiva, ma è consigliabile per un CV maggiormente d’effetto, a patto che sia professionale, simile ad una comune fototessera. 

4. Interattività

Un perfetto CV deve spingere il selezionare ad approfondire la descrizione acquisita in forma scritta, attraverso chiamata o colloquio conoscitivo. 

Un consiglio utile è quello di puntare su una buona call to action, vale a dire spingere il recruiter all’azione. Per far ciò si potranno aggiungere frasi come: “Per maggior informazioni sulle mie capacità non le resta che chiamarmi al numero XXX e gliele racconterò” 

Ora che è chiaro il modo in cui articolare un curriculum vitae, non ci resta che analizzare perché è così importante scriverlo al meglio. 

Perché è indispensabile un buon CV

L’invio del CV costituisce il primo step per candidarsi ad una posizione, sia lavorativa che non. Ma basta davvero poco per perdere l’occasione di essere scelti. 

Un responsabile HR, infatti, impiega circa 50 secondi per lo “screening” di un curriculum. Per screening si intende lettura delle informazioni, ed eliminazione di tutti i profili non adatti alla posizione.

È fondamentale dunque che il CV sia redatto in modo funzionale per due motivi:

• il proprio valore deve emergere in maniera chiara e concisa, facendo capire al selezionatore di essere la persona giusta

• il proprio curriculum deve spiccare tra i tanti CV ricevuti per una candidatura

Bisogna inoltre sottolineare l’importanza della professionalità del CV, poiché si tratta di un documento che viene archiviato in azienda, e sarà sempre consultabile per identificare i dipendenti, e per eventuali riassetti dell’organizzazione aziendale. 

A tal proposito, il software HR Fluida ha creato un sistema per archiviare efficacemente tutti i Curriculum vitae dei lavoratori.

L’aiuto di Fluida Europe

Vuoi archiviare i CV del tuo personale e poterli reperire ogni volta che ne hai bisogno senza spendere tempo prezioso per cercarli in mezzo ai vari documenti? Fluida è la soluzione che fa per te

Tra le sue molteplici funzionalità, ritroverai quella dei Documenti: uno spazio che ti permette di organizzare ed archiviare in maniera digitale, per ogni dipendente, tutti i documenti necessari, divisi per categorie: CV, documenti d’identità, contratti, compensi, corsi, o documenti vari. 

Ogni documento può essere inviato al dipendente che riceverà una notifica push, e sarà possibile anche richiedere la conferma di lettura di quelli più importanti. 
Saluta pile di fogli e scaffali impolverati, scopri la comodità di Fluida su www.fluida.io , ti aspetta una prova gratuita!