Riunioni aziendali: come aumentare la produttività dei dipendenti

Le videoconferenze sono uno strumento di comunicazione adottato ormai in molte realtà professionali.

In questo articolo verrà spiegato cosa si intende per videoconferenze, e saranno elencati consigli utili per organizzarle in modo veloce ed ottimale. 

Il significato di videoconferenza

La videoconferenza, come suggerisce il nome, è una conferenza che si tiene attraverso l’integrazione di video ed audio.

Si tratta di uno strumento ampiamente conosciuto grazie alle videochiamate che da anni ognuno di noi, effettua su app come Whatsapp, per vedere e sentire i propri parenti, amici, colleghi lontani.

Ma le videoconferenze sono entrate sempre di più anche nel mondo lavorativo, soprattutto a partire dal 2020, anno della pandemia. La necessità di salvaguardare la salute collettiva ha infatti determinato la crescita delle modalità lavorative a distanza, e di conseguenza anche delle videoconferenze, costituendo ad oggi una nuova normalità.

Le conferenze si organizzano attualmente per molteplici ragioni professionali: dai meeting singoli o di gruppo ai colloqui di lavoro, dallo svolgimento di lezioni scolastiche o universitarie fino all’organizzazione di corsi online. 

I vantaggi riguardano la possibilità di connettere persone situate in luoghi differenti, realizzando un ponte comunicativo tra loro. Vi possono essere però anche alcuni svantaggi, come:

• difficoltà a farsi vedere o sentire bene, con posizionamento errato di webcam o microfono

• difficoltà a coinvolgere le persone durante la riunione

È necessario capire come organizzare al meglio le videoconferenze. 

Come fare una videoconferenza perfetta

Per rendere efficace e funzionale una videoconferenza, facendo sì che i contenuti e le informazioni fluiscano in modo chiaro, diretto e convincente, è necessario seguire alcuni accorgimenti.

Ecco i nostri 7 suggerimenti: 

1. Posizionare la camera correttamente

Per comunicare bene  in videoconferenza la ripresa deve avere una buona qualità.

È consigliabile che la camera sia posizionata esattamente in maniera frontale, all’altezza degli occhi. Le riprese dal basso, come quelle effettuate con un laptop troppo piccolo, non riprendono il viso nel migliore dei modi, ma danno una prospettiva sul mento o sul soffitto.

Per un’inquadratura perfetta si può pensare di alcuni libri da mettere sotto il laptop per rialzarlo al punto giusto, oppure strumenti ergonomici che gioveranno anche alla postura e alla colonna vertebrale.

2. Scegliere la luce giusta

La luce è fondamentale per un’immagine chiara della persona. Non sono gradite figure scure durante l’incontro virtuale.

Non bisogna dare le spalle ad una finestra, né avere una luce laterale, o diverse luci colorate che possono creare strani effetti, come aloni. 

Per una luce ottimale è consigliabile posizionarsi frontalmente davanti ad una fonte naturale, come una finestra, o una fonte artificiale come un faretto luminoso, ad esempio quelli a batteria  o a led circolari, che regalano un’immagine molto più godibile ed attirano l’attenzione di tutti.

3. Pulire la fotocamera

Le webcam dei dispositivi elettronici sono generalmente coperte da un sottile strato di vetro. Possono facilmente sporcarsi con la polvere, o con il sebo della pelle nel caso di uno smartphone, continuamente appoggiato sulla guancia o sull’orecchio. 

Per un’immagine nitida è necessario pulire frequentemente la lente. Per farlo si può utilizzare un semplice fazzoletto, imbevuto con una goccia di alcool che sterilizza la superficie e la rende nuovamente brillante.

4. Adottare un buon microfono

Ci potrebbero essere alcuni problemi legati all’audio, e compromettere la comunicazione.  Ad esempio, quando una stanza non è molto arredata si rischia il rimbombo dei suoni, oppure quando la conferenza viene avviata da casa, si possono udire le voci degli altri inquilini.

Per un audio pulito, è meglio utilizzare il microfono dell’auricolare, più vicino al canale orale mentre si parla, oppure la massima qualità è garantita da un microfono esterno USB.

5. Utilizzare delle cuffiette audio qualora necessario

Spesso durante le conferenze, la comunicazione simultanea tra vari partecipanti alla riunione può creare l’effetto Larsen, vale a dire un fastidiosissimo fischio. L’ascolto è compromesso anche quando l’ambiente in cui ci troviamo è troppo rumoroso. 

Per evitare questi inconvenienti, è consigliabile silenziare i microfoni quando qualcuno sta parlando, oppure utilizzare le cuffie auricolari, che migliorano il modo in cui viene percepita la voce.  

6. Gestire lo sfondo sul retro

In particolare per gli appuntamenti di carattere professionale, è necessario che ciò che si vede alle spalle  sia decoroso e formale.

Per uno sfondo adeguato è possibile riprendere una libreria, o una parete neutrale; oppure scegliere due funzioni offerte dalla maggior parte delle piattaforme: sfocare l’immagine sul retro, o aggiungere uno sfondo virtuale. 

7. Parlare guardando in camera

Durante le videoconferenze un’ottima strategia per una comunicazione diretta e coinvolgente, che trasmetta sicurezza e attiri l’attenzione è guardare direttamente in “macchina”.

Lo sguardo infatti sarà percepito come puntato verso di noi, e sarà molto più facile prestare ascolto alla conversazione. 

In conclusione, non mi resta che chiederti: vuoi avviare in maniera semplice e veloce conferenze virtuali nella tua realtà lavorativa? Scopri come farlo con Fluida.

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Le riunioni aziendali, di gruppo e one-to-one, sono un valido strumento per accrescere la produttività e l’efficienza del team. 

In questo articolo verranno analizzate le diverse tipologie di riunioni aziendali, soffermandosi sull'importanza delle riunioni motivazionali, sia di gruppo che one-to-one.

Riunioni aziendali: cosa sono, scopi e utilità

Le riunioni aziendali, anche chiamate nel linguaggio di uso quotidiano “meeting”, costituiscono un momento di incontro, durante il quale i gruppi di lavoro possono confrontarsi su progetti ed attività.

Gli scopi delle riunioni possono essere molteplici, ma ne distinguiamo principalmente quattro: 

• SCOPO STRATEGICO

La riunione a scopo strategico viene svolta generalmente a cadenza mensile o trimestrale. Serve a definire e pianificare la strategia aziendale, e a verificare l’andamento degli obiettivi preposti.

• SCOPO COORDINATIVO

La riunione a scopo coordinativo si organizza settimanalmente. É indispensabile per gestire il piano di lavoro della settimana, identificando attività da completare nel breve termine.

• SCOPO COMMERCIALE

La riunione a scopo commerciale può essere  pianificata ogni settimana o ogni mese, a seconda delle esigenze dell’impresa. Serve ad analizzare e monitorare le statistiche commerciali, ad implementare strumenti, strategie, ed azioni utili per supportare quest’aria di lavoro.  

• SCOPO MOTIVAZIONALE.

 La riunione a scopo motivazionale si svolge nel momento in cui è necessario motivare i dipendenti dell’impresa, ascoltando le loro opinioni, pareri, esperienze, per cercare di allineare i loro obiettivi e quelli aziendali. Il meeting motivazionale può essere  organizzato sia raccogliendo tutti i membri del gruppo di lavoro, sia in modalità one-to-one, vale a dire un incontro singolo tra manager e dipendente.

Quest’ultima tipologia di riunione è molto spesso sottovalutata, ma ha un’importanza fondamentale. 

Riunioni di gruppo e one-to-one 

Molte piccole e medie imprese non dedicano la giusta attenzione ai meeting motivazionali.

Si tratta di un errore al quale porre rimedio. Le risorse  umane, infatti, hanno bisogno di sentirsi valorizzate nelle loro capacità,  apprezzate per l’impegno e la dedizione dedicata al lavoro, e favoriscono nuovi stimoli per accrescere la propria efficienza e produttività. Con tale fine è possibile organizzare sia riunioni di gruppo, che individuali.

Le riunioni di gruppo prevedono la partecipazione di tutti i dipendenti dell’azienda, o di uno specifico settore aziendale. É un momento di scambio di informazioni, condivisione di idee, visione delle problematiche, al termine del quale viene scelta una linea d’azione e vengono suddivisi compiti e mansioni per realizzarla. Vantaggio di questa tipologia è quello di accrescere lo spirito di squadra, tuttavia potrebbe accadere di trascurare le esigenze del singolo.

A tal proposito è giusto programmare riunioni one-to-one. Si tratta di incontri individuali tra manager e dipendente che inizialmente potrebbero intimorire i lavoratori più timidi. Il loro valore viene compreso quando sono inserite nella routine aziendale. Permettono, infatti, di creare un legame professionale più profondo con la risorsa, ascoltare le sue idee, le sue motivazioni, le aree di lavoro in cui si sente più forte e quelle nelle quali ha bisogno di maggior supporto. 

Insomma, uno strumento vincente per incoraggiare il dipendente, sottolineare la sua importanza all’interno della macchina produttiva, e incentivare la sua dedizione. 

É il momento, quindi, di passare in rassegna consigli utili per organizzare una riunione aziendale.

Come organizzare una riunione aziendale efficiente

In caso di riunione di gruppo, o riunione one-to-one, per raggiungere risultati efficaci, non devono mai mancare i seguenti ingredienti:

• Chiarezza. Crea un ambiente di lavoro con libertà di espressione e trasparenza. É necessario riuscire a parlare apertamente per evitare divagazioni, ed individuare aspetti salienti.

• Coinvolgimento. Assicurati di coinvolgere i tuoi dipendenti, rendendoli partecipi riguardo le iniziative da mettere in pratica, e attivi ed entusiasti per l’avanzamento di nuove proposte. 

• Organizzazione. Dedica il giusto tempo ai meeting, ed evita di saltare quelli già programmati. Un incontro efficiente termina nel momento è chiaro lo scopo per cui è stato pianificato. 

• Comunicazione. Comunica con i tuoi dipendenti e dai un feedback ai loro risultati. Questo ti aiuterà ad aumentare la loro voglia di fare, e migliorare le proprie prestazioni professionali.

La comunicazione, in particolare, è la chiave vincente per la creazione di un clima di lavoro armonico e produttivo. Vuoi scoprire come potenziarla?

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Il datore di lavoro ha diversi obblighi per quanto riguarda la gestione dei dati relativi all’amministrazione del personale. Scopriamo assieme quali sono e come affrontarli.

Il D.Lgs. 196/2003, modifica poi dal D.Lgs. 101/2018 che ha recepito il reg. UE 2016/679 (GDPR), disciplina la tutela della persona nei confronti del trattamento dei dati personali, originando diversi obblighi per il datore di lavoro relativi alla gestione dei dati utili all’amministrazione del personale.

Le norme in materia di privacy hanno lo scopo di tutelare le persone che sono soggette alla raccolta e alla registrazione di dati personali e alle altre operazioni connesse. Vengono quindi disciplinate anche l’elaborazione, la selezione, la comunicazione e la cancellazione dei dati. Il GDPR stabilisce che la raccolta dei dati deve essere limitata a quelli strettamente necessari e gli stessi devono essere eliminati quando non sono più necessari. Deve essere garantita la puntualità dei dati e il loro aggiornamento, in quanto quelli inesatti o obsoleti devono essere eliminati o cancellati. Anche la loro conservazione deve avvenire con modalità idonee a garantirne l’integrità e la riservatezza.

La tutela garantita dalla norma cambia in base al tipo di dato raccolto. Ad esempio, nel rapporto di lavoro, la tutela è più o meno intensa a seconda che i dati riguardino direttamente i diritti soggettivi del lavoratore o altri aspetti la cui raccolta è imposta al datore da norme di legge.

I dati del rapporto di lavoro secondo il GDPR

In base a quanto stabilito dal GDPR, il trattamento di alcuni dati è generalmente vietato, salvo specifiche eccezioni. In particolare, è vietato trattare dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.

Tali dati possono essere oggetto di trattamento, però, in occasione del rapporto di lavoro. A tal fine, ai sensi del GDPR, è necessario che l'interessato abbia prestato il proprio consenso esplicito. Inoltre, il trattamento deve essere necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale. Il trattamento dei dati già menzionati è inoltre permesso anche se è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, ai fini della valutazione della capacità lavorativa del dipendente.

Ferme restando le disposizioni in materia di privacy, tali dati possono essere trattati anche dai fornitori di servizi HR e non solo dal datore di lavoro per i propri dipendenti.

Risorse Umane e privacy: altre attività di profilazione e trattamento dei dati

Ricordiamo che nella gestione del personale da parte degli uffici HR potrebbero essere compiute operazioni riconducibili al concetto di profilazione che, in base alle disposizioni del GDPR, consiste nel trattamento automatizzato di dati personali da utilizzare per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti della persona (ad esempio tramite dispostivi di geolocalizzazione).

Inoltre potrebbe rendersi necessario il trattamento di dati biometrici, che il GDPR definisce come dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali l'immagine facciale o i dati dattiloscopici. Non solo, ma spesso vengono trattati anche dati relativi alla salute, fisica o mentale, di un lavoratore.

I dati del lavoratore rilevanti ai fini della privacy

Tra i vari dati che il datore di lavoro deve raccogliere in forza di adempimenti legali o contrattuali, ai fini di ottemperare alle disposizioni del GDPR, assumono particolare rilievo in materia privacy i seguenti: delega sindacale per la trattenuta in busta paga; stato di invalidità in relazione ad un’assunzione obbligatoria; gestione della malattia, della maternità, degli infortuni e delle malattie professionali del dipendente; orari di lavoro abituali del lavoratore; situazioni familiari o reddituali (ad esempio ai fini dell’ANF e delle detrazioni); credenze religiose (si pensi all’ipotesi di chi chiede la concessione delle festività ebraiche); orientamento sessuale, perché nel modulo detrazioni il dipendente potrebbe indicare di essere unito civilmente ad una persona dello stesso sesso.

Gli adempimenti del datore per la raccolta dati

Per la raccolta dei dati necessari alla gestione del rapporto di lavoro, in base alle previsioni del GDPR, il datore deve procedere ad una serie di adempimenti, prima e durante la raccolta. Innanzitutto, come già anticipato, l’effettuazione di un trattamento dati richiede di norma il consenso dell’interessato. Il consenso deve essere necessariamente dato per iscritto nel caso di raccolta di dati sensibili. Solo in alcuni casi il consenso non è necessario, in particolare: se il trattamento è necessario ad adempiere un obbligo previsto dalla legge; se è necessario per eseguire obblighi derivanti dal contratto; quando il dato sulla salute è necessario per valutare la capacità professionale del lavoratore; se deriva da un interesse pubblico rilevante.

Il GDPR prevede che il lavoratore, quale interessato al trattamento, ha il diritto di conoscere il tipo e quali dati sono trattati e le modalità di trattamento. Inoltre può aggiornare o cancellare i dati, nei casi in cui ciò gli sia permesso (trattamento illegittimo, cessazione del trattamento ecc.). Chiaramente può anche opporsi a un trattamento illegittimo.

Il datore di lavoro deve informare l'interessato sul nominativo del responsabile della protezione dati (se presente); sulle finalità del trattamento; sull'eventuale trasferimento all'estero dei dati; sul periodo di conservazione dei dati; sul diritto dell'interessato ad accedere ai dati personali per la rettifica o la cancellazione degli stessi; sul diritto alla limitazione o all'opposizione al trattamento.
Deve inoltre indicare se il trattamento è frutto di un obbligo legale o contrattuale o di un'altra base giuridica (consenso/interesse legittimo); se sussiste il diritto di revocare il consenso; se si tratta di dati da profilare.

L'informativa prevista dal GDPR non è dovuta in caso di ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro. Al momento del primo contatto successivo all'invio del curriculum, il titolare e tenuto però a fornire l’informativa all'interessato.

Il datore deve inoltregarantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento. In qualità di titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti, attraverso la stipulazione di un contratto o di un accordo.

L’archiviazione e conservazione dei dati aziendali

Un aspetto molto rilevante e spesso trascurato riguarda la conservazione dei documenti di lavoro. Si tratta di un’attività che deve avvenire nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 e quindi i documenti devono essere custoditi in modo tale che non sia violata la privacy del lavoratore. Questo significa, ad esempio, che l’accesso ai documenti non deve essere libero, ma limitato ai soggetti che hanno la necessità di utilizzare i documenti per attività connesse alla gestione del rapporto di lavoro e che siano preventivamente autorizzati. L’archiviazione deve avvenire con modalità tali da evitare che possa realizzarsi una fuga di dati o che, anche involontariamente, gli stessi siano smarriti o diffusi a persone non autorizzate. Diversamente si verificherebbe un data breach con rilevanti conseguenze sanzionatorie in capo al datore.

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